Luksus to magiczne słowo. Wzbudza w nas pozytywne emocje. Kojarzy się ze sztabkami złota, górą złotych monet, prawdziwym bogactwem. Zejdźmy jednak na ziemię, chcemy zorganizować konferencję.
Tym razem możemy zaskoczyć gości atrakcyjną okolicą i luksusowym hotelem. Szukamy miejsca na konferencję, które podniesie poziom naszego wydarzenia. Zostanie w pamięci gości, zaskoczy wysoką jakością obsługi. Szukamy luksusowego hotelu na konferencję, a właściwie sprawdzonego miejsca, z którego będziemy mogli korzystać przy organizacji innych wydarzeń.
Skoro decydujemy się na cztero- lub pięcio- gwiazdkowy hotel, przygotowujemy się na spore koszty, a co za tym idzie mamy również spore oczekiwania. Wydana suma ma się zwrócić w postaci pozytywnego feedbacku, nowych kontaktów, zadowolonych gości. Na taki sukces warto zapracować.
Zacznijmy jednak od wyboru odpowiedniego miejsca na konferencję.
Z tego artykułu dowiesz się:
- co powinien mieć luksusowy hotel na konferencje?
- czego możesz oczekiwać od obsługi hotelu?
- jakie punkty powinny znaleźć się w umowie z hotelem?
- gdzie szukać hotelu na konferencję w Łódzkim?
Luksusowy hotel na konferencję. Czyli jaki?
Ustalmy to na już na początku. Dla każdego z nas luksus kojarzy się z czymś innym. Skupmy się jednak na naszym miejscu na konferencje.
Zdradzimy Wam o co powinniście zapytać obsługę przy rezerwacji ośrodka, na co zwrócić uwagę, czego wymagać i oczekiwać? Tak naprawdę, możecie to robić. Tak zbudowany jest ten świat, wybieramy luksusowy hotel na konferencję, oczekujemy prezydenckich wnętrz i królewskiej obsługi.
Po czym poznać, że dobrze wybraliśmy miejsce na konferencję naszych marzeń? Sytuacja jest bardzo podobna do tej kiedy organizujemy wesele, komunię czy 18-stkę w hotelu. Obsługa profesjonalnie odpowiada na nasze pytania, stwarza przed nami nowe możliwości, proponuje, doradza…tworzy przed nami wizję wymarzonej konferencji. Dosłownie czytają nam w myślach.. Skąd oni to wszystko wiedzą?
Dział sprzedaży hotelu, przygotowuje wycenę wynajmu sali konferencyjnej, przesyła do nas draft umowy oraz wachlarz możliwości menu.
Powiecie, przecież prawie każdy hotel może pochwalić taką jakością? To jeszcze nie wszystko.
1. Możliwości.
To słowo klucz. Obsługa hotelu, daje Ci możliwości wyboru, możliwości zmian. To znaki, że miejsce, które wybrałeś to luksusowy hotel na konferencje na wysokim poziomie. O jakich możliwościach mówię?
Taki ośrodek posiada nie jedną, a przynajmniej 3, 4 lub nawet 5 sal konferencyjnych. O odpowiednich wielkościach.
Kolejny punkt – lokalizacja. Tu nie ma miejsca na przypadkowość.
2. Za miastem
Hotel z wysokiej półki znajduje w bliskim sąsiedztwie dużego miasta, ale jego okolica wcale nie wskazuje, że jesteśmy w mieście. Jest zupełnie odwrotnie. To miejsce ma stwarzać wrażenie jakbyśmy, udali się w daleką, zagraniczną podróż. Budynek otoczony lasami i bujną zielenią ma budzić w nas zachwyt, podziw i ogromną chęć do odpoczynku ( to chyba nie jest trudne;)
Luksusowy hotel na konferencję ma być marką. Ma działać na nasze wszystkie zmysły. Na koniec mam jeszcze jeden przykład...
3. Nietypowo
Hotel z czterema lub nawet pięcioma gwiazdkami, ma w swojej ofercie chociażby nietypowy układ krzeseł. Jakie są propozycje? Słyszałeś o układach: teatr, bankiet, podkowa, klasa albo bankiet stojący? Pierwszy raz słyszysz o takich możliwościach układu krzeseł na sali?
Już chyba wiesz, czym jest luksusowy hotel na konferencję.
Organizujemy konferencję w hotelu. Co powinien mieć luksusowy hotel?
W tej części artykułu skupię się na elementach wyposażenia, które powinny cechować hotel z wyższej półki. Zapomnijcie o pytaniach o klimatyzację. Uznajmy to za oczywistą oczywistość, za obowiązkowe wyposażenie każdej hotelowej przestrzeni. Klimatyzacja być musi. I już.
Co jeszcze powinno się znaleźć na naszej liście? Udajmy się teraz na zewnątrz obiektu. Przyjeżdżamy na teren naszego ośrodka… Czy luksusowy hotel na konferencję, który wybraliśmy posiada odpowiednią liczbę miejsc parkingowych? I tutaj uwaga, parking to jeszcze nie wszystko. Zorientujcie się czy Wasi goście będą zmuszeni do ponoszenia kosztów w związku z parkowaniem… Na szczęście w większości przypadków hoteli, opłata za parking jest wliczona w cenę pobytu. Dzięki czemu goście unikają niezręcznej rozmowy w recepcji i nie dopłacają za kilka dni postoju przed hotelem.
Komunikacja i współpraca Obsługa hotelu jest tutaj dla nas. Spełnia każde nasze życzenie. To usługi na wysokim poziomie.
Jednak oprócz obsługi gości, kelnerzy i menedżer hotelu muszą współpracować z organizatorem konferencji. Obie drużyny powinna łączyć niewidoczna nić porozumienia. W końcu luksusowy hotel na konferencję, nie pierwszy raz organizuje takie wydarzenia. Dlatego z łatwością przewiduje możliwe problemy czy kwestie sporne. Trafiliśmy do właściwego miejsca.
Sprzęt konferencyjny
Co mam konkretnie na myśli? Rzutnik i flipchart? Bez żartów, to prawdziwe minimum wyposażeniowe. W luksusowym hotelu konferencyjnym, takiego sprzętu mają na pęczki. Pytanie o ich dostępność, zdecydowanie nie ma sensu.
Porozmawiajmy o bardziej rozszerzonym pakiecie sprzętowym, który znajdziecie w miejscu na konferencje.
Na liście wyposażenia każdej sali konferencyjnej powinny znaleźć się:
- nagłośnienie stacjonarne
- dostęp do Internetu
- wifi
- możliwość zaciemnienia sali / dostęp do światła dziennego
- ekran
- projektor
- sprzęt tv/video
- mikrofony ( w tym mikrofony bezprzewodowe)
- rzutnik slajdów
- możliwość zaprogramowania oświetlenia sufitowego
Zapomnijcie o pakowaniu i przewożeniu kilogramów ciężkiego sprzętu. To dopiero luksus…
Profesjonalny zespół
To zespół do zadań specjalnych. Gotowy na każde wezwanie. Przygotowując konferencję, zadbajcie o liczbę osób do obsługi konferencji. Ilu kelnerów będzie do Waszej dyspozycji? To ważny zapis w umowie.
W waszej drużynie marzeń, są jeszcze osoby z obsługi technicznej oraz osoby pracujące bezpośrednio przy konferencji. Do tych pierwszych wrócimy za chwilę. Zatrzymajmy się przy "tajniakach", czyli osobach pracujących przy konferencji. To osoby, które dbają o prawidłowy przebieg konferencji, nadzorują czas trwania wydarzenia. Pracują w kuluarach, ich obecność jest niemal niewidoczna.
Teraz kilka słów o obsłudze technicznej. Chyba nie wyobrażacie sobie, że to Wy podpinacie komputery, ustawiacie kamery i rzutnik chwilę przed rozpoczęciem wydarzenia?
Powtórzmy w luksusowym hotelu na konferencję, macie do dyspozycji sztab ludzi, profesjonalistów, którzy zjedli zęby na organizacji konferencji. Drużyna pracuje na renomę hotelu, tutaj nie ma miejsca na błędy.
Przerwa kawowa
Kawa, herbata i kruche ciasteczka. Tak wygląda najpopularniejsze menu na konferencjach. Ale nie w przypadku luksusowego hotelu na konferencję, który wybraliśmy.
Szampan? kieliszek wina, a może jakiś egzotyczny koktajl? Tak, 4 złote hotelowe gwiazdki dają nam takie możliwości. Dlaczego nie możemy zaskoczyć naszych gości lampką dobrego szampana? Jesteśmy w luksusowym hotelu, niech nasi goście czują wysoki standard już od momentu przekroczenia progu budynku.
Opinie klientów są ważne
Gdzie szukać luksusowego hotelu na konferencję?
Dobre adresy znajdziecie w sieci, jest tam mnóstwo reklam, komentarzy na forach internetowych. Kopalnia wiedzy. Jakby tego było mało, pozostają Wam branżowe portale internetowe oraz katalogi obiektów konferencyjnych.
Wszystko musi być na umowie
To żadna tajemna wiedza. Luksusowy hotel to dosyć kosztowane miejsce na konferencje, dlatego sprawy formalne trzeba załatwić dokładnie.
Jeżeli jesteście na etapie negocjacji z hotelem, dopinacie szczegóły umowy, poproście o przesłanie umowy próbnej oraz wstępnej wyceny.
Co powinno się znaleźć w umowie? Niektórzy pewnie uznają je za niepotrzebne detale, ale to właśnie diabeł tkwi w szczegółach. Nazwa sali, wyposażenie, liczba kelnerów, koszt parkingu ( oczywiście goście nie powinni ponosić dodatkowych kosztów), wybrane menu, te punkty powinny zostać spisane. Zachęcam Was do kontaktu z działem sprzedaży luksusowego hotelu na konferencję.
Pytajcie, zamawiajcie, dopytujcie, proście o zarys umowy, propozycje pakietów czy kalkulację wynajęcia obiektu.
Profesjonalna obsługa hotelu dostosuje ofertę do Waszych potrzeb, sugerując zmiany, proponując lepsze rozwiązania.
Szukacie przykładu luksusowego hotelu konferencyjnego? Sprawdźcie ofertę Hotelu Magellan. Tutaj na każdą gwiazdkę pracuje cały zespół:)
