x

Jak organizować dobre konferencje medyczne w hotelu?

konferencje medyczne w hotelu

Naukowe, medyczne, firmowe, biznesowe. Przekrój konferencji, jakie można zorganizować ,jest naprawdę spory.

Każde wydarzenie jest inne, potrzebuje innej oprawy, innego nakładu pracy.

Konferencje medyczne to specyficzne wydarzenia.

Dotykają trudnych, naukowych tematów, a ich odbiorcy to autorytety medyczne, profesorowie, lekarze, ludzie ze świata nauki.

To wymagający klient. A skoro wymagania są duże, wszystkie elementy budujące nasze wydarzenie muszą tworzyć doskonałą całość.

W tym artykule skupimy się na wyborze miejsca na konferencje medyczne.

Jak je wybrać? Czym się kierować?

Czy rzeczywiście warto organizować konferencje medyczne w hotelu?

I tylko tam?

Spis treści:

1. Konferencje medyczne w hotelu

2. Organizacja krok po kroku

3.  Goście z wyższej półki 

4. Wsparcie medyczne

 

 

 

Konferencje medyczne w hotelu to prestiżowe wydarzenia

Kongresy medyczne, sympozja, konferencje, spotkania medyczne, wykłady.

Należą do ogromnej grupy wydarzeń naukowych. W Polsce organizuje się ich naprawdę sporo.

Ich nazwa wskazuje, że będą to wydarzenia trudne, wymagające.

A które nie są, prawda?

Skoro nasz klient ma wymagania i chce usługi na najwyższym poziomie.

Oferujemy mu organizację konferencji medycznej w hotelu.

Bo tylko tam (naszym zdaniem) zorganizujesz wydarzenie biznesowe na najwyższym poziomie.

Klient biznesowy to dzisiaj główny konsument produktów hotelowych. Dlatego hotele naprawdę się starają, przygotowując pakiety biznesowe.

W hotelu można zorganizować już każde wydarzenie biznesowe. Firmy odkryły tę możliwość i chętnie organizują konferencje firmowe w hotelu właśnie.

Jaki hotel wybrać?

Aby móc zorganizować konferencje medyczną w hotelu, musisz wybrać ośrodek, który przygotowany jest do świadczenia usług konferencyjnych.

Mają to być profesjonalnie wyposażone sale konferencyjne. A takich niestety w polskich hotelach brakuje.

konferencje firmowe w hotelu

 

Dobra organizacja kluczem do sukcesu konferencji

Konferencje medyczne już dawno wyszły z placówek medycznych. Teoretycznie to ich naturalne środowisko.

Jednak szpital, czy przychodnia to nie sala konferencyjna, może być problem ze znalezieniem odpowiedniego miejsca.

Przeprowadzenie takiego wydarzenie w sercu takiego organizmu, jakim jest szpital, stawia przed organizatorami konkretne zasady.

W takim miejscu nie na wszystko można sobie pozwolić, wydarzenie musi trwać w harmonijnej zgodzie z rytmem szpitalnych korytarzy.

Organizując konferencje medyczną w hotelu, mamy pewność, że sala, w której odbędzie się nasze wydarzenie, będzie przygotowana czekała na naszych gości.

Już na etapie przygotowań musisz sobie zadać pytanie: jaki cel chcesz osiągnąć?

Jeżeli podczas konferencji będziesz prezentować innowacyjne wyniki badań. Zrób to w odpowiednim rangą miejscu w obecności medycznych sław oraz mediów.

Dobra konferencja medyczna w hotelu to szansa na promocję dorobku medycznego.

Jeżeli wydarzenie zgromadzi spore grono odbiorców, ma szanse na kolejną edycję. Cykliczność wydarzenia to solidne podwaliny pod stworzenie naprawdę super eventu.

 

Goście z wyższej półki

Jak sama nazwa konferencji wskazuje, możemy spodziewać się przedstawicieli ze świata medycyny i nauki.

Sala wypełniona będzie ludźmi z niemałymi dokonaniami w medycynie.

To specjaliści, którzy przyjechali na konferencję, bo chcą przedstawić środowisku aktualnych informacji, zaleceń, diagnostyki dotyczących chorób z danej dziedziny. Trudne tematy, poważne badania, naukowy język oraz autorytety medyczne.

O takiego gościa konferencji trzeba szczególnie zadbać.

 

Nasza rada?

 

Organizując konferencje medyczną w hotelu, masz pewność, że o Twoich gości zadba wykwalifikowana obsługa hotelu.

Wyposażona w odpowiednie wskazówki, zadba o każdego gościa ( zwłaszcza o tych mega ważnych gości).

To osoba, która pomoże gościom przy punkcie rejestracji, wskaże miejsce na sali, pokaże gdzie należy udać się, na przerwę kawową.

Kto lepiej zna hotel niż nie ludzie tam pracujący?

Taka osoba z obsługi hotelowej to ogromne wsparcie dla starszego uczestnika konferencji.

Każdy członek hotelowej ekipy ma swoje zadanie, za które odpowiada. Tutaj nie ma miejsca na pomyłki.

W trakcie konferencji staje się opiekunem i przewodnikiem gościa konferencji.

 

Bezpieczeństwo

Tak bezpieczeństwo to podstawa. A najbezpieczniej jest przecież w sejfie :)

Dlaczego o tym wspominam? Konferencje medyczne z reguły organizowane są po to, by przekazać światu ważną medyczną informację, pokazać światu nowe medyczne urządzanie, by pochwalić się innowacyjnym lekiem na choroby ludzkości. Te wszystkie, nazwijmy je medyczne cenne rekwizyty, nie mogą ulec uszkodzeniu, dlatego do czasu ich prezentacji warto umieścić je w bezpiecznym miejscu.

Czyli w sejfie. Potrzebujemy większego miejsca?

Przydałby się nawet cały pokój. Załatwione!

W hotelu przecież mają ich pod dostatkiem ;)

 

Nocleg

Konferencje medyczne w hotelu przeważnie trwają kilka dni. To dla nas przecież żaden problem.

Jesteśmy w hotelu, kończymy pierwszy dzień konferencji, z Sali konferencyjnej przenosimy się do komfortowego pokoju hotelowego.

Nie musimy zmęczeni wsiadać do samochodu i przemierzać nocą trasy do domu.

Organizator wydarzenia zadbał o nocleg dla uczestników konferencji, tutaj na miejscu w hotelu.

Po nocy w komfortowym pokoju czas na śniadanie, też tutaj na miejscu.

Do rozpoczęcia konferencji zostało jeszcze trochę czasu?

Wykorzystajcie go na spacer po kompleksie. Hotel Magellan to hotel nad jeziorem położony na terenie Sulejowskiego Parku Krajobrazowego.

Takie tereny aż chce się odkrywać no i zwiedzać.

Nasza konferencja medyczna w hotelu staje się więc atrakcyjnym wyjazdem służbowym.

 

konferencje medyczne w hotelu

 

Miejsce na rozmowy bardziej prywatne

To tutaj nawiązują się poważne biznesowe rozmowy.

Rodzą nowe pomysły, powstają nowe inicjatywy. Nie inaczej będzie w przypadku konferencji medycznych w hotelu.

Obsługa hotelu przygotuje odpowiednie miejsce na tego typu rozmowy i spotkania.

W bliskim sąsiedztwie stołów z jedzeniem, słodkościami oraz kawą i herbatą.

To miejsce, z którego łatwo będzie trafić z powrotem na salę konferencyjną.

Czy stworzenie takiego miejsca byłoby możliwe w szpitalu? Z reguły prelegenci lądują w gabinecie dyrektora lub w pokoju lekarskim.

W tych miejscach nie ma odpowiedniej przestrzeni oraz atmosfery na takie rozmowy.

Nasze wydarzenie nie może zakłócać pracy szpitala, to żywy organizm, który pracuje 24 h na dobę.

Niektóre rozmowy wymagają odpowiedniej intymności, gabinet dyrektora szpitala nie zapewni prelegentom i gościom swobody konwersacji.

 

Wsparcie medyczne

Za każdym dużym wydarzeniem konferencyjnym stoją sponsorzy, duże firmy, instytucje itp.

Konferencje medyczne również powinny mieć takie zaplecze, w postaci placówek medycznych, fundacji czy firm farmaceutycznych.

Tzw. partnerzy konferencji zadbają o materiały pokonferencyjne oraz o gadżety konferencyjne.

O ich wsparcie czy patronat trzeba się postarać nawet kilka miesięcy przed wydarzeniem.

Może wśród tych zapytań, znajdziemy współorganizatora naszej konferencji?

Warto o tym pomyśleć.

Firma produkująca leki jest organizatorem tej konferencji? Koniecznie zadbajcie o gift packi dla gości konferencji.

Oprócz ulotek reklamujących Wasze produkty  niech znajdą się tam próbki oraz mini preparaty Waszej firmy.

To dodatkowa darmowa reklama.

konferencje medyczne w hotelu

 

 

Dziennikarze i fotoreporterzy

Nasza konferencja jest wyjątkowa. To wydarzenie, w którego trakcie będziemy zdradzać bardzo ważne informacje. Chcemy by, dowiedziało się o tym nie tylko środowisko medyczne.

Chcemy podzielić się tą wiedzą ze wszystkim.

Taka informacja dotrze do wszystkich tylko dzięki nim…. Mediom.

Nie zwlekaj więc z wysyłką zaproszeń do dziennikarzy. Zaproś lokalnych reporterów, jak i media ogólnopolskie.

Ich udział w konferencji, jak również i ich odpowiednie traktowanie ( tak, tak) to gwarancja artykułów na temat naszego wydarzenia.

 

Dobrze zaplanowana konferencja medyczna, to realne korzyści dla jej organizatora. Do udziału w konferencjach medycznych, niekiedy trudno przekonać profesorów z tytułami, lekarzy ze sporym dorobkiem.

Jak to zrobić?

Wystarczy stworzyć atrakcyjną ofertę takiego wydarzenia.

Konferencja medyczna w hotelu to gotowy pakiet, który zawiera udział w wydarzeniu, ale również pobyt w hotelu i możliwość korzystania ze wszystkich jego atrakcji.

Skorzystaj z naszych wskazówek, zorganizuj konferencję krok po kroku.

Planowanie tego wydarzenie to nie lada wyzwanie, jednak mając na nie pomysł oraz zwartą i gotową do działania u boku obsługę hotelu, będziesz mógł spać spokojnie.

Szukasz takiego miejsca na swoje medyczne wydarzenie?

Zajrzyj koniecznie na stronie Hotelu Magellan, zorganizujesz tam konferencje medyczne ,jak i konferencje firmowe.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zobacz wszystkie