x

9 zasad kompleksowej organizacji konferencji w hotelu

kompleksowa organizacja konferencji

Na sukces organizacyjny eventów biznesowych składa się wiele elementów.

Osoba odpowiedzialna za to przedsięwzięcia musi zgrać ze sobą wiele działań i wszystko dobrze zaplanować.

Jeżeli stoisz przed właśnie takim biznesowym wyzwaniem, koniecznie sprawdź nasz krótki poradnik.

Znajdziesz w nim 9 zasad kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Gwarantujemy, że z tą listą zadań o niczym już nie zapomnisz i co najważniejsze zadbasz o najważniejsze punkty.

1. Trzy podstawowe etapy realizacji onferencji

2. 9 zasad kompleksowej organizacji konferencji w hotelu

 

Kompleksowa organizacja konferencji w hotelu. Od czego zacząć?

Doświadczony organizator zaczyna od planowania i liczenia.

Trzeba zapewnić uczestnikom konferencji odpowiedni hotel, materiały reklamowe, catering czy nawet nocleg.

Elementy, które przed chwilą zostały wymienione, pojawiają się w trzech etapach realizacji konferencji.

Przygotowanie planu realizacji tych trzech etapów to właśnie sekret kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Chodzi o planowanie, rentowność i wreszcie realizację konferencji.

Organizatorze przygotuj sobie materiały do pisania oraz kalkulator.

Czas na krótki rachunek sumienia ;)

 

Planowanie

To pierwszy etap i w sumie najistotniejszy.

W tym miejscu musisz postawić sobie pytanie, po co właściwie organizujesz konferencje?

Jaki jest cel tego wydarzenia?

Organizujecie konferencje i szkolenie dla pracowników?

Chcecie zaprezentować światu nowe produkty?

Zastanów się jak, ma wyglądać Twoje wydarzenie, co uczestniczy z niej wyniosą?

Jak to wydarzenie wpłynie na pracowników firmy?

Zastanów się, czy stać firmę na organizację wydarzenia, które planujesz?

Bez względu na to, jaki cel organizacyjny obierzesz, pamiętaj by Twoje wydarzenie edukowało i integrowało uczestników.

Twoi pracownicy chcą zdobyć nowe umiejętności podczas szkolenia, chcą się integrować, by wspólne realizować cele biznesowe.

 

Rentowność wydarzenia

Świat kręci się wokół pieniędzy, to żadna tajemnica.

Nawet największa konferencja w luksusowym hotelu nie zostanie zaliczona do udanych wydarzeń, jeśli nie przyniesie firmie zysków.

Wróćmy na chwilę do pierwszego punktu, jaki jest cel Twojego wydarzenia?

Twoja konferencja ma realizować konkretne cele biznesowe.

Ma również na siebie zarobić, a nie zrujnować firmę finansowo.

Dlatego po określeniu celów, przygotuj budżet kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Ile pieniędzy chcesz zainwestować w swoje wydarzenie?

Na, które elementy chcesz wydać najwięcej i dlaczego akurat na te rzeczy.

Zrób kosztorys wydarzenia. Ile będzie kosztować wynajęcie sali konferencyjnej?

Zastanów się, które elementy organizacji konferencji są niezbędne: prowadzący, catering, występ znane zespołu.

Czy to wszystko jest Ci naprawdę potrzebne? Czy te elementy przełożą się na zwrot z inwestycji?

 

Realizacja harmonogramu

Z określonymi celami biznesowymi, przygotowanym budżetem,

opracowanym planem działania możesz spokojnie przejść do realizacji kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Pamiętaj o przygotowaniu harmonogramu pracy ze szczegółowym określeniem czasu wykonania i przydzieloną do zadania osobą.

Na tym etapie bardzo ważne są umiejętności i doświadczenie organizatora, który sprawnie pokieruje pracą zespołu.

Masz w swoim zespole takiego przywódcę?

konferencja w hotelu

 

9 zasad kompleksowej organizacji konferencji w hotelu

Tak, poznaliśmy 3 etapy, od których trzeba zacząć organizację każdego wydarzenie, ale to nie koniec.

Nie, nie, nie to nie koniec.

Kompleksowa organizacja konferencji to niewątpliwie niełatwe zadanie.

Trzeba w końcu zgrać ze sobą tyle elementów.

W tej części artykułu skupimy się najważniejszych (naszym zdaniem) krokach przy organizacji konferencji.

 

Realizacja każdego z nich to pewność, że przy przygotowaniu biznesowego wydarzenia, nie zapomniałeś o niczym.

Proponujemy spisać te 9 punktów i przywiesić w ważnym miejscu.

Krótkie podsumowanie tych  zasad tuż przed startem konferencji to bardzo przydatna kwestia.

Pamiętaj, że te dziewięć zasad kompleksowej konferencji w hotelu

to tylko wybrane elementy z obszernej listy kroków organizacyjnych.

Ilość zasad zależy od wielkości, tematyki, miejsca konferencji.

Możemy Was jednak zapewnić, że wspomniane przez nas zasady są naprawdę uniwersalne i pojawiają się niemalże przy każdej konferencji.

Zaczynamy przegląd 9 zasad kompleksowej organizacji konferencji.

organizacja konferencji w hotelu

 

1. Temat konferencji

To podstawowa kwestia. O czym będzie nasza konferencja?

I oczywiście dla kogo?

Dla pracowników, współpracowników, partnerów.

O czym będziecie mówić?

Chwalić się sukcesami firmy, nowymi produktami?

No właśnie, żeby publika nie zanudziła się na śmierć i nie wyszła w połowie, musisz zadbać o ciekawy temat konferencji.

Postaw się w roli odbiorcy, co mi da udział w tej konferencji?

Jaką wiedzę zdobędę?

Na początkowym etapie organizacji zastanów się, w jaki sposób Twoje wydarzenie wpisze się w potrzeby rynkowe?

Przygotuj listę ciekawych, biznesowych tematów, wybierz grupę docelową, dla której ma być to wydarzenie.

To najważniejszy punkt kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Interesujący temat przyciągnie tłumy, a w nich potencjalnych klientów Twojej firmy.

konferencja w hotelu

 

2. Termin

Termin wydarzenia musi być dostosowany do grupy docelowej Twojego wydarzenia.

Zastanów się, czy lepiej organizować konferencje w weekendy, czy w tygodniu?

Oszacuj z zespołem, który termin będzie dla Was korzystniejszy.

Jeżeli planujesz kilkudniową konferencję, musisz zapewnić gościom nocleg.

W weekend może być trudniej zarezerwować salę konferencyjną w hotelu.

Może jednak warto zorganizować ten event w tygodniu

 

3. Lista gości

Liczba uczestników konferencji to szczegół, bez którego nie zarezerwujesz sali konferencyjnej.

Wybierając termin, hotel zapyta o termin i planowaną liczbę gości.

Zatem bez tego elementu ani rusz.

Przygotowując listę zaproszonych gości, zastanów się kogo, chcesz widzieć na swoim wydarzeniu?

Partnerzy, klienci firmy, współpracownicy.

Długo przed wysyłką zaproszeń opracuj szczegółową listę gości, tak by nikogo nie pominąć.

W biznesie ta hierarchia ważności gości jest niezwykle istotna.

Niezaproszona na event firma, może na zawsze zrezygnować z Twoich usług.

Pominięcie ważnych osób, zrobi po prostu źle wizerunkowi firmy.

A przecież nasza konferencja ma właśnie przynieść korzyści wizerunkowe i sprzedażowe firmie.

Gotową listę zaproszonych gości, zamień w zaproszenia.

Do najważniejszych osób, zaproszenia wyślij tradycyjnie, pocztą.

Pracownikom Twojej firmy wystarczą elektroniczne zaproszenia w formie e-maili.

W każdym zaproszeniu uwzględnij prośbę o potwierdzenie uczestnictwa.

 

konferencja w hotelu magellan

 

4. Materiały reklamowe i biurowe

Gadżety, program konferencji, lista prelegentów czy wspomniane wcześniej zaproszenia.

Jeżeli twój budżet na to pozwoli i zdecydujesz się zamówić i zakupić wszystkie te rzeczy to świetnie.

Uczestnicy konferencji kochają darmowe gadżety, kolorowe ulotki, profesjonalne materiały reklamowe.

To element, który zawsze przyciąga uwagę i wpływa pozytywnie na całościowy odbiór wydarzenia.

Jeżeli Twoja firma będzie się chwalić na konferencji nowymi produktami, może warto ich mini wersje wrzucić do press packów?

O tak uwierzcie, mi torba pełna gratisów ucieszy każdego uczestnika konferencji.

W harmonogramie realizacji konferencji zapisz terminy realizacji zamówień gadżetów, odbiór materiałów z drukarni.

Wydruki reklamowe będą Ci potrzebne przed konferencją, głównie do celów reklamowych.

Dlatego już na początku realizacji konferencji przejrzyj oferty drukarni i firm z gadżetami.

 

organizacja konferencjiw  hotelu nad jeziorem

 

5. Miejsce konferencji

Nareszcie, dotarliśmy do drugiego najważniejszego punktu.

Mamy już listę gości i termin czas na wybór odpowiedniego miejsca.

A znalezienie takiego miejsca, do najłatwiejszych nie należy.

Poszukiwania hotelu z salą konferencyjną zacznij od ośrodków biznesowych, specjalizujących się w eventach biznesowych.

Takim idealnym miejscem na konferencje będzie hotel, położy w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji.

Z dala od miasta i korków, ale za to z łatwym i szybkim dojazdem.

Do takich ośrodków należą m.in. Hotel Magellan oraz Centrum MOLO.

To hotele biznesowe położone w samym sercu Sulejowskiego Parku Krajobrazowego.

Malownicza okolica, luksusowe wnętrza, dodadzą prestiżu Twojemu wydarzeniu.

Zapewniamy goście, nie odmówią udział w konferencji w luksusowym hotelu SPA& Wellness.

Jednak przy rezerwacji miejsca na konferencje, pamiętaj o profesjonalnie wyposażonych salach konferencyjnych.

To niby taki banał, jednak uwierzcie nadal, zdarzają się sale bez sprawnego sprzętu audio.

To niedopuszczalne. Na swoją konferencję szukaj więc wygodnej, przestronnej,

dobrze oświetlonej sali konferencyjnej w hotelu w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji.

Jednak spiesz się, takie miejsca cieszą się ogromną popularnością, terminy na eventy biznesowe rozchodzą się tu w mgnieniu oka.

 

organizacja konferencji w hotelu

 
6. Prowadzący konferencje

To ruchomy punkt na naszej liście kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Prowadzący może być, ale nie musi.

No tak.

Jeżeli wśród swoich pracowników masz osobę, która świetnie sprawdzi się w roli prowadzącego, nie musisz zatrudniać konferansjera z prawdziwego zdarzenia.

Pamiętaj, że koszt wynajęcia takiej osoby może wynieść nawet kilka tysięcy złotych.

Wszystko zależy od doświadczenia i rozpoznawalności danej osoby.

Dlaczego jednak ten punkt pojawił się w naszym zestawieniu?

Prowadzący konferencję to trochę taki wodzirej, wprowadza elementy humorystyczne, ciekawe przedstawia treści,

bawi publiczność, zapowiada przerwy.

Jeżeli taka postać pasuje do tematu Twojej konferencji, pomyśl o prowadzącym, niekoniecznie gwiazdę z hollywoodzką gażą.

 

7. Catering

Catering. Tak… to obok darmowych toreb z gadżetami drugi najważniejszy punkt na liście kompleksowej organizacji konferencji w hotelu.

Oczywiście żartuję.

Jednak musisz przyznać, jedzenie na konferencji musi być pierwsza klasa.

Przystawki, ciasteczka, przerwa kawowa, dania główne, alkohol.

Przygotowanie cateringu możesz powierzyć zaprzyjaźnionej firmie lub możesz skorzystać z doświadczenia hotelowej restauracji.

Konferencja organizowana w hotelu to spore udogodnienie dla organizatora.

Dlaczego?

To obsługa zadba o przygotowanie i wydawanie dań.

Kontakt i wszelkie niedogonienia z kuchnią, pracownicy hotelu biorą na siebie.

Efekt ma być jeden, przepyszne dania mają zachwycać gości i co najważniejsze mają być dostarczane na czas

organizacja konferencjiw  hotelu

 

8. Nocleg

O ten aspekt musisz zadbać, jeśli Twoja konferencja będzie trwała kilka dni.

Goście, którzy dojeżdżają z drugiego końca Polski nie będą, tłukli się po nocy samochodem do domu.

Po zakończonym panelu konferencyjnym Twoi goście zjedzą kolację i noc spędzą w wygodnych hotelowych łóżkach.

Konferencja z noclegiem to dzisiaj niemal standard.

Kilkudniowe eventy biznesowe w hotelu zawsze łączone są z noclegiem oraz atrakcjami dodatkowymi.

Nocleg w hotelu do najtańszych nie należy, w przypadku luksusowych kurortów, cena za dobę przekracza nawet 300 zł/osobę.

Jednak pamiętaj, że jako organizator konferencji możesz liczyć na specjalny rabat właśnie na nocleg.

Wszystko zależy od liczby uczestników konferencji nocujących w hotelu oraz od czasu trwania konferencji.

Wszelkie szczegóły ustalisz przy rezerwacji sali konferencyjnej.

Hotele biznesowe mają w swoich szeregach specjalne działy dedykowane tylko eventom biznesowym.

To właśnie z tymi specjalistami przygotujesz najlepszą ofertę konferencyjną dla Twojej firmy

 

9. Atrakcje po konferencji

Nie samą konferencją człowiek żyje.

Godziny spędzone na sali konferencyjnej mogą zmęczyć każdego.

Co z relaksem i zabawą dla uczestników konferencji?

Zastanawiałeś się, co jeszcze może przyciągnąć uczestników konferencji?

Twoje wydarzenie będzie interesującym biznesowym eventem, w luksusowym hotelu nad jeziorem.

To już sporo, a co powiesz na dodatkowe atrakcje dla uczestników?

Zabiegi w SPA, zabawa w basenie, w hotelowym nocnym klubie?

Tak, naprawdę możesz zapewnić takie atrakcje swoim gościom.

Ofertę z dodatkowymi atrakcjami przygotuje dla Ciebie zespół ds. konferencji hotelu, w którym ma się odbyć Twoja konferencja.

Może zdecydujesz się na konferencję połączoną z wieczorną integracją?

Ognisko, drużynowa integracja w parku linowym?

Pomysłów na nietypową, ciekawą konferencję jest naprawdę sporo.

Oczywiście zapytasz teraz, ile będzie Cię to wszystko kosztować?

Zabiegi w SPA do najtańszych nie należą.

Spokojnie przecież nie musisz zaraz zapewniać zabiegów od stóp do głów.

Na relaksacyjny masaż po konferencji, skusi się chyba każdy?

Wróćmy jednak do ceny takiego pakietu. Uczestnicy Twojej konferencji i jednocześnie goście hotelu, mogą skorzystać z rabatu na wybrane zabiegi.

Oczywiście wszelkie rabaty ustal wcześniej z obsługą hotelu (przy rezerwacji sali konferencji).

 

To dopiero oferta konferencyjna, aż chce się trafić na listę zaproszonych osób.

Takie wydarzenia biznesowe naprawdę mają miejsce w polskich hotelach.

Turystyka biznesowa to obecnie jedna z najlepiej rozwijających się branż.

Dzisiejsze konferencje to małe wyjazdy turystyczno-biznesowe z pełnym pakietem atrakcji, do najpiękniejszych miejsc w Polsce.

Jeżeli szukasz hotelu biznesowego, który zapewni Ci te wszystkie dodatkowe atrakcje, zapoznaj się z ofertą Hotelu Magellan

 

Zobacz wszystkie