x

Jak zorganizować event? Poradnik dla organizatora imprez

Organizacja eventów

Konferencje, imprezy integracyjne, szkolenia, wyjazdy. Event manager ma ręce pełne roboty. Organizacja eventów tego typu, to duże wyzwanie dla każdego organizatora imprez. Wydarzenie ma być kreatywne, ciekawe i co najważniejsze dopięte na ostatni guzik. Agencje organizujące eventy i event managerzy wyrastają jak grzyby po deszczu. Co zatem powinna mieć w sobie osoba, która będzie dla nas organizować wydarzenia? Zajrzyjcie do naszego krótkiego poradnika.

Znajdziecie w nim ciekawe wskazówki:

  • Jakie cechy powinien mieć event manager?
  • Gdzie szukać agencji organizującej wydarzenia?
  • Dlaczego event manager to dzisiaj zawód na topie
  • Sprawdzone miejsca na organizację eventów.

 

 

Idealna organizacja eventów

Jest twórczy, zasypuje nas pomysłami, ma obszerną listę kontaktów. Wydarzenia biznesowe, naukowe, promocyjne – w ich organizacji jest prawdziwym mistrzem. Organizację imprez zna od podszewki, pracuje z niezwykłą precyzją dbają o każdy detal. Tak w skrócie możemy opisać event manager’a, z którego pracy będziemy w pełni zadowoleni. To jeszcze jednak nie wszystko….

Co z tego, że wybrany przez nas organizator eventów, sypie jak z rękawa pomysłami na event. Czy zorganizuje konferencję, według naszej wybujałej wyobraźni?

Uwzględni wszystkie dla nas ważne elementy? A może wybije nam z głowy pomysł na disnejowski event nad morzem z tłumem celebrytów i darmowymi prezentami dla każdego?

Dobry event manager, to doświadczony organizator. Bazuje na swoim doświadczeniu i doświadczeniu swoich klientów. Doskonale czuje klimat organizacji eventów, wie na które elementy postawić, a z których szczegółów zrezygnować. Wynajęty przez człowiek nie tylko zajmuje się organizacją np. szkolenia, on bierze udział w kształtowaniu wizerunku firmy. A to  naprawdę duża rzecz…

Organizacja eventów  opiera się na odpowiednim rozłożeniu prac w czasie. Nad efektywnością prac, zadba nasz mentor , który charakteryzuje się odpornością na stres i z  łagodnością misia pluszowego podejdzie do każdej wpadki i niegodności. Z pewnością to on jako jedyny zachowa zimną krew w sytuacji gdy organizacja eventu kuleje, a do startu wydarzenia zostały tylko 2 godziny. Event manager to przecież świetny organizator, dlatego w sytuacjach kryzysowych zawsze ma przygotowany plan B i z szybkością światła wciela go w  życie, ratując nasz event. 

Zatem dobry event manager to?

To osoba z wysokimi zdolnościami interpersonalnymi. Jest zawsze uprzejma, grzeczna, życzliwa, ale w awaryjnych sytuacji potrafi nieźle tupnąć nogą. Od tego przecież jest, by wszystko chodziło jak w zegarku. Idealny event manager doskonale radzi sobie w kontaktach z klientami, obsługą wydarzenia i gośćmi. Wymienia rekordową ilość telefonów, maili, odbywa mnóstwo spotkań biznesowych. Szybko nawiązuje relacje i łagodzi wszelkie konflikty.

 

Zadania organizatora imprez

Planowanie to klucz do sukcesu naszego wydarzenia. A na planowaniu, event manager zna się jak mało kto. Decydując się na usługi firmy organizującej eventy, szukajmy agencji z pewnym dorobkiem i dobrą renomą. Sprawdźmy jej portfolio, dla jakich firm pracowała i czy na pewno sprosta przy organizacji wydarzenia dla nas. To samo dotyczy usług event managera. Większość z nich ma swoje strony internetowe, na których chwali się swoimi realizacjami. To cenne źródła informacji. 

Skoro wybór agencji i event managera mamy za sobą, czas na odpowiedni plan i listę zadań. A jest ona naprawdę imponująca. Organizator imprez zadba dosłownie o wszystko, ułoży plan działania, kosztorys i przebieg wydarzenia. To naprawdę cenna pomoc przy organizacji eventów, które przecież są naprawdę dużym przedsięwzięciem. Warto mieć przy sobie kogoś, kto naprawdę pomyśli o wszystkim :)

Hotel, centrum konferencyjne, restauracja, biuro. Jakie wybrać miejsce na nasz event? Spokojnie… to pytanie do naszego event manager’a. To on dopasuje lokal do naszego wydarzenia, zadba o sprawy techniczne, lokalowe oraz o zaplecze wydarzenia. Chcemy zorganizować wyjazd integracyjny w okolicach Łodzi? Event manager skrupulatnie przejrzy wszystkie oferty hoteli i ośrodków konferencyjnych w okolicach miasta i wybierze dla nas najlepszą. 

 

Lista gości

Przechodzimy do kolejnego  punktu na liście zadań event managera. Lista zaproszonych gości, sponsorów, prelegentów bywa trudna, dla kogoś kto nie do końca wie jak ja zrobić.

Z pomocą organizatora nie tylko wypełnimy salę ludźmi podczas eventu, ale także zadbamy o kluczowych dla nas sponsorów.

Nasz nieoceniony pomocnik, nie tylko stworzy listę gości, także przygotuje zaproszenia, zaprosi konkretnych wykonawców oraz przeprowadzi negocjacje z prelegentami. W kwestii gości zrobi naprawdę wszystko.

Catering

Jedzenie, to jeden z najważniejszych punktów podczas trwania eventu. Znamy takich, którzy przy wyborze wydarzenia kierują się właśnie firmą cateringową. Ty nie musisz się martwić czy jedzenie będzie smakować gościom. Event manager zna się ze wszystkimi firmami cateringowymi, wie jakie trendy kulinarne panują, zna się na menu bankietowym i eventowym.

Przy organizacji eventu, może wesprzeć się firmą zewnętrzną lub powierzyć menu szefom kuchni hotelu, w którym odbywa się nasza impreza. To ogromne ułatwienie gdy miejsce, gdzie planujemy organizację eventu, ma działającą kuchnię i mistrzowskich kucharzy. 

Efekt końcowy 

Pisaliśmy wcześniej, że organizator naszego eventu pomyśli naprawdę o wszystkim. Mamy na to kolejny dowód. Kiedy już w euforii będziemy świętować zakończenie naszego wydarzenia, event manager  nie zwolni tempa i poprowadzi nasz event do  samego końca. Co mamy tu na myśli?

  • Organizator dyskretnie podziękuje całej ekipie przygotowującej event.
  • Dokona rozliczeń z podwykonawcami, porozmawia z gośćmi w kuluarach.
  • Zrobi cenny dla klienta research, zbierając opinie o naszym wydarzeniu.
  • Dodatkowo, od wszystkich gości zbierze dane teleadresowe i wyśle materiały reklamowe.
  • Wyposaży gości w gadżety reklamowe opatrzone logotypem firmy.

Nasz anioł stróż pomyśli o wszystkim. Organizacja eventów spędza nam sen z powiek, nie wiemy jak się do tego zabrać. To znaki ostrzegawcze. Trzeba sprawę postawić jasno, nie masz umiejętności organizacyjnych? - Zainwestuj w profesjonalistę.

 

Zawód na topie

Nie trzeba już chyba nikogo przekonywać, że event manager to zawód na topie. Klienci już nie tylko szukają organizatora konferencji czy szkoleń. Chcą z pomocą fachowca organizować wesela, urodziny, kameralne przyjęcia, bale czy komunie. Jeżeli masz w sobie żyłkę profesjonalnego organizatora, spróbuj sił w branży organizacji eventów. Ta praca jest nieprzewidywalna, arcyciekawa i szalenie twórcza. Zero nudy gwarantowane:) 

Jeżeli już działasz w branży eventów i szukasz miejsca na organizację konferencji, imprez, wesela, a może wyjazdów integracyjnych. Sprawdź możliwości Hotelu Magellan