9 Regeln für eine vollständige Konferenzorganisation in einem Hotel

Viele Elemente tragen zum organisatorischen Erfolg von Unternehmensveranstaltungen bei.

Die für dieses Projekt verantwortliche Person muss viele Aktivitäten koordinieren und alles gut planen.

Wenn Sie vor einer solchen unternehmerischen Herausforderung stehen, sollten Sie sich unseren kurzen Leitfaden ansehen.

Sie finden hier 9 Grundsätze für eine umfassende Organisation von Konferenzen im Hotel.

Wir garantieren Ihnen, dass Sie mit dieser Aufgabenliste nichts vergessen und sich vor allem um die wichtigsten Punkte kümmern werden.

1. die drei grundlegenden Phasen der Durchführung von Konferenzen

2. 9 Grundsätze einer umfassenden Hotelkonferenzorganisation

 

Umfassende Konferenzorganisation in einem Hotel. Wo soll man anfangen?

Erfahrene Veranstalter beginnt mit dem Planen und Zählen.

Sie müssen den Konferenzteilnehmern ein geeignetes Hotel, Werbematerialien, Verpflegung oder sogar eine Unterkunft zur Verfügung stellen.

Die soeben genannten Elemente tauchen in den drei Phasen der Konferenzdurchführung auf.

Die Ausarbeitung eines Plans für die Durchführung dieser drei Phasen ist das eigentliche Geheimnis einer umfassenden Konferenzorganisation in einem Hotel.

Es geht um Planung, Rentabilität und schließlich um die Durchführung der Konferenz.

Organisatoren halten Ihr Schreibmaterial und Ihren Taschenrechner bereit.

Zeit für eine kurze Untersuchung des Gewissens 😉 .

 

Planung

Dies ist die erste und insgesamt wichtigste Phase.

An diesem Punkt müssen Sie sich fragen, warum Sie überhaupt Konferenzen veranstalten?

Was ist der Zweck dieser Veranstaltung?

Organisieren Sie Konferenzen und Schulungen für Ihre Mitarbeiter?

Möchten Sie der Welt neue Produkte vorstellen?

Denken Sie darüber nach, wie Ihre Veranstaltung aussehen soll und was die Teilnehmer davon haben werden.

Wie wird sich dieses Ereignis auf die Mitarbeiter des Unternehmens auswirken?

Überlegen Sie, ob sich das Unternehmen die von Ihnen geplante Veranstaltung leisten kann.

Was auch immer Ihr Organisationsziel ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung die Teilnehmer informiert und integriert.

Ihre Mitarbeiter wollen in der Ausbildung neue Fähigkeiten erwerben, sie wollen sich integrieren, um gemeinsam Unternehmensziele zu erreichen.

 

Rentabilität der Veranstaltung

Die Welt dreht sich um Geld, das ist kein Geheimnis.

Selbst die größte Konferenz in einem Luxushotel wird nicht als erfolgreiche Veranstaltung gewertet, wenn sie dem Unternehmen keine Gewinne einbringt.

Kommen wir noch einmal kurz auf den ersten Punkt zurück: Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung?

Ihre Konferenz muss bestimmte Unternehmensziele erfüllen.

Außerdem muss sie sich selbst finanzieren und darf das Unternehmen nicht in den finanziellen Ruin treiben.

Sobald Sie also Ihre Ziele definiert haben, sollten Sie ein Budget für die komplexe Organisation der Konferenz in Ihrem Hotel erstellen.

Wie viel Geld wollen Sie in Ihre Veranstaltung investieren?

Für welche Artikel Sie am meisten ausgeben möchten und warum.

Machen Sie einen Kostenvoranschlag für Ihre Veranstaltung. Wie hoch sind die Kosten für die Miete des Konferenzraums?

Überlegen Sie, welche Elemente der Konferenzorganisation wesentlich sind: der Moderator, das Catering, der Auftritt einer bekannten Band.

Brauchen Sie das alles wirklich? Werden sich diese Elemente in einer Investitionsrendite niederschlagen?

 

Durchführung des Zeitplans

Mit definierten Geschäftszielen, vorbereitetem Budget,

Wenn Sie Ihren Aktionsplan erstellt haben, können Sie sich getrost der komplexen Organisation Ihrer Hotelkonferenz widmen.

Denken Sie daran, einen Arbeitsplan zu erstellen, in dem die Erledigungszeit und die mit der Aufgabe betraute Person angegeben sind.

In dieser Phase sind die Fähigkeiten und die Erfahrung des Organisators, der das Team effizient leiten wird, sehr wichtig.

Haben Sie eine solche Führungskraft in Ihrem Team?

9 Regeln für eine vollständige Konferenzorganisation in einem Hotel

Ja, wir haben die 3 Schritte gelernt, die man braucht, um mit der Organisation einer Veranstaltung zu beginnen, aber das ist noch nicht alles.

Nein, nein, es ist nicht vorbei.

Die Organisation komplexer Konferenzen ist zweifelsohne keine leichte Aufgabe.

Am Ende des Tages muss man so viele Elemente zusammenbringen.

In diesem Teil des Artikels werden wir uns auf die (unserer Meinung nach) wichtigsten Schritte bei der Organisation einer Konferenz konzentrieren.

 

Die Erkenntnis eines jeden von ihnen ist die Gewissheit, dass man bei der Vorbereitung einer Veranstaltung nichts vergessen hat.

Wir schlagen vor, diese 9 Punkte aufzuschreiben und sie an einem wichtigen Ort aufzuhängen.

Eine kurze Zusammenfassung dieser Grundsätze kurz vor Beginn der Konferenz ist sehr nützlich.

Denken Sie daran, dass diese neun Regeln für eine umfassende Hotelkonferenz

Dies ist nur eine Auswahl aus einer umfangreichen Liste von organisatorischen Schritten.

Die Anzahl der Regeln hängt von der Größe, dem Thema und dem Veranstaltungsort der Konferenz ab.

Wir können Ihnen jedoch versichern, dass die von uns genannten Grundsätze wirklich allgemeingültig sind und bei fast jeder Konferenz Anwendung finden.

Wir beginnen mit einem Überblick über die 9 Grundsätze einer umfassenden Konferenzorganisation.

 

1. das Thema der Konferenz

Das ist das Grundproblem. Worum wird es bei unserer Konferenz gehen?

Und für wen, versteht sich?

Für Mitarbeiter, Kollegen, Partner.

Worüber werden Sie sprechen?

Um mit den Erfolgen des Unternehmens und neuen Produkten zu prahlen?

Damit sich Ihr Publikum nicht zu Tode langweilt und nach der Hälfte der Zeit abreist, brauchen Sie ein interessantes Konferenzthema.

Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers: Was bringt mir die Teilnahme an dieser Konferenz?

Welche Kenntnisse werde ich erwerben?

Überlegen Sie in der Anfangsphase der Organisation, wie Ihre Veranstaltung den Bedürfnissen des Marktes entspricht?

Bereiten Sie eine Liste interessanter, geschäftlicher Themen vor und wählen Sie die Zielgruppe für die Veranstaltung aus.

Dies ist der wichtigste Punkt der umfassenden Konferenzorganisation des Hotels.

Ein interessantes Thema zieht viele Menschen an, und damit potenzielle Kunden für Ihr Unternehmen.

 

2 Deadline

Der Zeitpunkt der Veranstaltung muss auf das Zielpublikum Ihrer Veranstaltung abgestimmt sein.

Überlegen Sie, ob es besser ist, Konferenzen am Wochenende oder unter der Woche abzuhalten.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welcher Termin für Sie am günstigsten ist.

Wenn Sie eine mehrtägige Konferenz planen, müssen Sie für die Unterbringung Ihrer Gäste sorgen.

Am Wochenende kann es schwieriger sein, einen Tagungsraum in einem Hotel zu buchen.

Es könnte sich jedoch lohnen, diese Veranstaltung während der Woche zu organisieren

 

3. Gästeliste

Die Anzahl der Konferenzteilnehmer ist ein Detail, ohne das Sie einen Konferenzraum nicht buchen können.

Bei der Auswahl des Termins fragt das Hotel nach dem Datum und der geplanten Anzahl der Gäste.

Ohne dieses Element gibt es also nichts zu tun.

Überlegen Sie bei der Erstellung Ihrer Gästeliste, wen Sie auf Ihrer Veranstaltung sehen möchten?

Partner, Kunden des Unternehmens, Mitarbeiter.

Erstellen Sie lange vor dem Versenden der Einladungen eine detaillierte Gästeliste, damit Sie niemanden auslassen.

Im Geschäftsleben ist diese Priorisierung der Gäste äußerst wichtig.

Wenn Sie nicht zu einer Veranstaltung eingeladen werden, kann ein Unternehmen Ihre Dienste für immer streichen.

Wer wichtige Personen auslässt, schadet dem Image des Unternehmens.

Und schließlich soll unsere Konferenz ja gerade dem Image und dem Absatz des Unternehmens zugute kommen.

Sobald Sie Ihre Gästeliste fertig haben, können Sie diese in Einladungen umwandeln.

Für die wichtigsten Personen sollten Sie die Einladungen per Post verschicken.

Für Ihre Mitarbeiter reichen elektronische Einladungen in Form von E-Mails aus.

Fügen Sie jeder Einladung eine Aufforderung zur Teilnahmebestätigung bei.

4. Werbung und Bürobedarf

Gadgets, Konferenzprogramm, Liste der Redner oder die bereits erwähnten Einladungen.

Wenn Ihr Budget es zulässt und Sie sich entschließen, all diese Dinge zu bestellen und zu kaufen, ist das großartig.

Die Konferenzteilnehmer freuen sich über die kostenlosen Goodies, die bunten Flyer und die professionellen Werbematerialien.

Es ist ein Element, das immer Aufmerksamkeit erregt und sich positiv auf die Gesamtwahrnehmung der Veranstaltung auswirkt.

Wenn Ihr Unternehmen auf einer Konferenz neue Produkte vorstellt, warum legen Sie dann nicht Mini-Versionen davon in die Pressemappen?

Oh ja, glauben Sie mir, eine Tasche voller Werbegeschenke wird jeden Konferenzteilnehmer glücklich machen.

Notieren Sie in Ihrem Konferenzplan die Fristen für die Bestellung von Gadgets und die Abholung von Materialien in der Druckerei.

Sie werden vor der Konferenz Werbedrucke benötigen, vor allem zu Werbezwecken.

Prüfen Sie daher gleich zu Beginn Ihrer Konferenz die Angebote von Druckern und Geräteherstellern.

 

5. Veranstaltungsort der Konferenz

Damit sind wir beim zweitwichtigsten Punkt angelangt.

Die Gästeliste und das Datum stehen bereits fest, jetzt geht es darum, den richtigen Veranstaltungsort auszuwählen.

Und es ist nicht leicht, einen solchen Ort zu finden.

Beginnen Sie Ihre Suche nach einem Hotel mit Tagungsraum mit der Suche nach Geschäftszentren, die sich auf Geschäftsveranstaltungen spezialisiert haben.

Ein idealer Ort für Konferenzen ist ein Hotel, das sich in einer attraktiven touristischen Gegend befindet.

Abseits von Stadt und Stau, aber dennoch leicht und schnell erreichbar.

Zu diesen Zentren gehören. Hotel Magellan und das MOLO-Zentrum.

Es handelt sich um Business-Hotels, die im Herzen des Landschaftsparks von Sulejów liegen.

Die malerische Umgebung und die luxuriösen Innenräume verleihen Ihrer Veranstaltung ein besonderes Flair.

Wir versichern unseren Gästen, dass sie die Teilnahme an einer Konferenz in einem luxuriösen Hotel nicht ablehnen werden. SPA& Wellness Hotel.

Wenn Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Konferenz buchen, sollten Sie jedoch daran denken, dass die professionell ausgestatteten Tagungsräume.

Es scheint wie ein Klischee, aber ob Sie es glauben oder nicht, es gibt immer noch Säle ohne funktionierende Audiotechnik.

Das ist inakzeptabel. Suchen Sie also für Ihre Konferenz einen komfortablen, geräumigen Raum,

einen gut beleuchteten Konferenzraum in einem Hotel an einem touristisch attraktiven Ort.

Aber beeilen Sie sich, solche Veranstaltungsorte sind äußerst beliebt, Termine für geschäftliche Veranstaltungen sind hier blitzschnell ausverkauft.

 

6. Gastgeber der Konferenz

Dies ist ein weiterer Punkt auf unserer Liste der umfassenden Organisation von Hotelkonferenzen.

Das kann der Anführer sein, muss es aber nicht.

Nun, ja.

Wenn Sie jemanden in Ihrem Team haben, der gut moderieren kann, brauchen Sie keinen echten Entertainer zu engagieren.

Denken Sie daran, dass die Kosten für die Beauftragung einer solchen Person mehrere Tausend Zloty betragen können.

Es hängt alles von der Erfahrung und dem Bekanntheitsgrad der Person ab.

Aber warum ist dieser Punkt in unserer Liste erschienen?

Der Konferenzleiter ist eine Art Rädelsführer, bringt humorvolle Elemente ein und präsentiert interessante Inhalte,

unterhält das Publikum, kündigt Pausen an.

Wenn eine solche Figur zum Thema Ihrer Konferenz passt, denken Sie an einen Moderator, nicht unbedingt an einen Star mit einem Hollywood-Gehalt.

 

7 Verpflegung

Verpflegung. Ja... neben den kostenlosen Goodie Bags ist dies der zweitwichtigste Punkt auf der Liste der umfassenden Konferenzorganisation im Hotel.

Das ist natürlich nur ein Scherz.

Aber Sie müssen zugeben, dass das Essen auf der Konferenz erstklassig sein muss.

Vorspeisen, Kekse, Kaffeepause, Hauptgerichte, Alkohol.

Sie können die Vorbereitung des Caterings einem befreundeten Unternehmen anvertrauen oder die Erfahrung des Hotelrestaurants nutzen.

Eine in einem Hotel organisierte Konferenz ist für den Organisator sehr bequem.

Warum?

Das Personal kümmert sich um die Zubereitung und das Servieren der Speisen.

Bei Kontakt und eventuellem Nachkochen mit der Küche nimmt das Hotelpersonal die Sache selbst in die Hand.

Das Ergebnis sollte ein köstliches Gericht sein, das Ihre Gäste begeistert und vor allem pünktlich geliefert wird.

 

 

8. Übernachtung

Wenn Ihre Konferenz mehrere Tage dauert, müssen Sie sich um diesen Aspekt kümmern.

Gäste, die vom anderen Ende Polens kommen, werden nicht die Nacht auf dem Heimweg verbringen.

Nach dem Konferenzpanel essen Ihre Gäste zu Abend und verbringen die Nacht in bequemen Hotelbetten.

Eine Konferenz mit Übernachtung ist heute fast schon Standard.

Mehrtägige geschäftliche Veranstaltungen im Hotel werden immer mit Übernachtung und zusätzlichen Attraktionen kombiniert.

Die Unterbringung in einem Hotel ist nicht gerade billig, in den Luxusresorts übersteigt der Preis pro Tag sogar 300 zł/Person.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie als Konferenzveranstalter mit einem Sonderrabatt nur für die Unterkunft rechnen können.

Das hängt von der Anzahl der Konferenzteilnehmer, die im Hotel übernachten, und von der Dauer der Konferenz ab.

Alle Einzelheiten werden bei der Buchung des Konferenzraums vereinbart.

Business-Hotels verfügen über spezielle Abteilungen, die sich ausschließlich mit Geschäftsveranstaltungen befassen.

Mit diesen Spezialisten erstellen Sie das beste Konferenzangebot für Ihr Unternehmen

 

9. Attraktionen nach der Konferenz

Ein Mensch lebt nicht allein von der Konferenz.

Stundenlanges Sitzen in einem Konferenzraum kann jeden müde machen.

Was ist mit Entspannung und Spaß für die Konferenzteilnehmer?

Haben Sie sich gefragt, was die Konferenzteilnehmer sonst noch anziehen könnte?

Ihre Veranstaltung wird zu einem interessanten Business-Event in einem Luxushotel am See.

Das ist eine ganze Menge, und wie wäre es mit ein paar zusätzlichen Aktivitäten für die Teilnehmer?

Spa-Behandlungen, Pool-Party, Hotel-Nachtclub?

Ja, solche Attraktionen können Sie Ihren Gästen wirklich bieten.

Ein Angebot mit zusätzlichen Attraktionen wird vom Konferenzteam des Hotels, in dem Ihre Konferenz stattfinden soll, für Sie vorbereitet.

Vielleicht entscheiden Sie sich, eine Konferenz mit einem Integrationsabend zu verbinden?

Lagerfeuer, Teamintegration in einen Seilpark?

Es gibt viele Ideen für eine ungewöhnliche und interessante Konferenz.

Natürlich werden Sie sich jetzt fragen, wie viel das alles kosten wird.

Spa-Behandlungen sind nicht die billigsten.

Schließlich müssen Sie nicht sofort eine Behandlung von Kopf bis Fuß durchführen.

Eine entspannende Massage nach der Konferenz wäre sicher verlockend?

Aber kommen wir noch einmal auf den Preis eines solchen Pakets zurück. Teilnehmer Ihrer Konferenz und gleichzeitig Gäste des Hotels können von einem Rabatt auf ausgewählte Behandlungen profitieren.

Vereinbaren Sie eventuelle Ermäßigungen natürlich im Voraus mit dem Hotelpersonal (bei der Buchung des Konferenzraums).

 

Es handelt sich um ein Konferenzangebot, bei dem man sich unbedingt auf die Einladungsliste setzen lassen sollte.

Solche geschäftlichen Veranstaltungen finden tatsächlich in polnischen Hotels statt.

Der Geschäftstourismus ist derzeit eine der am stärksten wachsenden Branchen.

Die heutigen Konferenzen sind kleine touristische und geschäftliche Reisen mit einem vollen Paket an Attraktionen, zu den schönsten Orten in Polen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Business-Hotel sind, das all diese Extras bietet, sollten Sie einen Blick auf Angebot des Hotels Magellan.

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Wir wünschen Ihnen einen sicheren Urlaub im Hotel Magellan! Siehe Details