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9 Regeln für eine vollständige Konferenzorganisation in einem Hotel

Hotel-Konferenzorganisation

Der organisatorische Erfolg von Unternehmensveranstaltungen setzt sich aus vielen Elementen zusammen. Die verantwortliche Person muss viele Aktivitäten koordinieren und alles gut planen. Wenn Sie vor einer solchen unternehmerischen Herausforderung stehen, sollten Sie sich unseren kurzen Leitfaden ansehen.

Sie finden hier 9 Grundsätze für eine umfassende Organisation von Konferenzen im Hotel. Wir garantieren Ihnen, dass Sie mit dieser Aufgabenliste nichts vergessen und sich vor allem um die wichtigsten Punkte kümmern werden.

  1. Trzy podstawowe etapy realizacji konferencji
  2. 9 Regeln für eine vollständige Konferenzorganisation in einem Hotel

 

Umfassende Konferenzorganisation in einem Hotel. Wo soll man anfangen?

Erfahrene Veranstalter beginnt mit Planung und Zählung. Sie müssen den Konferenzteilnehmern ein geeignetes Hotel, Werbematerial, Verpflegung oder sogar eine Unterkunft zur Verfügung stellen. Die soeben genannten Elemente tauchen in den drei Phasen der Konferenzdurchführung auf.

Die Ausarbeitung eines Plans für die Durchführung dieser drei Phasen ist das eigentliche Geheimnis einer umfassenden Konferenzorganisation in einem Hotel. Es geht um die Planung, die Durchführbarkeit und schließlich die Durchführung der Konferenz. Organisatoren halten Ihr Schreibmaterial und Ihren Taschenrechner bereit. Zeit für eine kurze Untersuchung des Gewissens 😉 .

Planung Dies ist die erste und insgesamt wichtigste Phase. An dieser Stelle müssen Sie sich fragen, warum Sie überhaupt Konferenzen veranstalten.

Jaki jest cel tego wydarzenia? Organizujecie konferencje i szkolenie dla pracowników? Chcecie zaprezentować światu nowe produkty? Zastanów się jak, ma wyglądać Twoje wydarzenie, co uczestniczy z niej wyniosą? Jak to wydarzenie wpłynie na pracowników firmy? Zastanów się, czy stać firmę na organizację wydarzenia, które planujesz?

Was auch immer Ihr Organisationsziel ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung die Teilnehmer informiert und integriert. Ihre Mitarbeiter wollen in der Ausbildung neue Fähigkeiten erwerben, sie wollen sich integrieren, um gemeinsam Unternehmensziele zu erreichen.

Rentabilität der Veranstaltung

Die Welt dreht sich um Geld, das ist kein Geheimnis. Selbst die größte Konferenz in einem Luxushotel wird nicht als erfolgreiche Veranstaltung gewertet, wenn sie Ihrem Unternehmen keinen Gewinn einbringt. Kommen wir noch einmal kurz auf den ersten Punkt zurück: Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung?

Ihre Konferenz muss bestimmte Unternehmensziele erfüllen. Sie muss sich auch selbst tragen und darf das Unternehmen nicht in den finanziellen Ruin treiben. Sobald Sie also Ihre Ziele definiert haben, sollten Sie ein Budget für eine umfassende Hotelkonferenzorganisation aufstellen. Wie viel Geld wollen Sie in Ihre Veranstaltung investieren? Für welche Elemente wollen Sie am meisten ausgeben und warum genau für diese Dinge.

Machen Sie einen Kostenvoranschlag für Ihre Veranstaltung. Wie hoch sind die Kosten für die Miete des Konferenzraums? Überlegen Sie, welche Elemente Ihrer Konferenzorganisation unverzichtbar sind: der Moderator, das Catering, der Auftritt einer bekannten Band. Brauchen Sie das alles wirklich? Werden sich diese Elemente in einer Investitionsrendite niederschlagen?

Durchführung des Zeitplans Wenn Sie Ihre Unternehmensziele definiert, Ihr Budget vorbereitet und Ihren Aktionsplan aufgestellt haben, können Sie sich getrost an die Umsetzung der umfassenden Konferenzorganisation des Hotels machen.

Denken Sie daran, einen Arbeitsplan zu erstellen, in dem die Erledigungszeit und die mit der Aufgabe betraute Person angegeben sind. In dieser Phase sind die Fähigkeiten und die Erfahrung des Organisators, der das Team effizient leiten wird, sehr wichtig. Haben Sie eine solche Führungskraft in Ihrem Team?

 

9 Regeln für eine vollständige Konferenzorganisation in einem Hotel

Tak, poznaliśmy 3 etapy, od których trzeba zacząć organizację każdego wydarzenie, ale to nie koniec. Nie, nie, nie to nie koniec.

Die komplexe Organisation einer Konferenz ist zweifelsohne keine leichte Aufgabe. Schließlich müssen so viele Elemente zusammenkommen. In diesem Teil des Artikels werden wir uns auf die (unserer Meinung nach) wichtigsten Schritte bei der Organisation einer Konferenz konzentrieren.

Die Erkenntnis eines jeden von ihnen ist die Gewissheit, dass man bei der Vorbereitung einer Veranstaltung nichts vergessen hat. Wir schlagen vor, diese neun Punkte aufzuschreiben und sie an einem wichtigen Ort anzubringen. Eine kurze Zusammenfassung dieser Grundsätze kurz vor Beginn der Konferenz ist sehr nützlich. Bedenken Sie, dass diese neun Regeln für eine umfassende Hotelkonferenz nur eine Auswahl aus einer umfangreichen Liste von Organisationsschritten sind.

Die Anzahl der Regeln hängt von der Größe, dem Thema und dem Veranstaltungsort der Konferenz ab. Wir können Ihnen jedoch versichern, dass die von uns genannten Grundsätze wirklich universell sind und bei fast jeder Konferenz zum Tragen kommen. Wir beginnen mit einem Überblick über die 9 Grundsätze einer umfassenden Konferenzorganisation.

 

1. das Thema der Konferenz

Dies ist eine grundlegende Frage. Worum wird es bei unserer Konferenz gehen? Und natürlich, für wen?

Dla pracowników, współpracowników, partnerów. O czym będziecie mówić? Chwalić się sukcesami firmy, nowymi produktami?

Damit sich Ihr Publikum nicht zu Tode langweilt und nach der Hälfte der Zeit abreist, brauchen Sie ein interessantes Konferenzthema. Versetzen Sie sich in die Lage des Publikums: Was bringt mir die Teilnahme an dieser Konferenz? Welche Kenntnisse werde ich erwerben?

Überlegen Sie in der Anfangsphase der Organisation, wie sich Ihre Veranstaltung in die Bedürfnisse des Marktes einfügen wird? Bereiten Sie eine Liste interessanter, unternehmensbezogener Themen vor und wählen Sie die Zielgruppe aus, für die die Veranstaltung stattfinden soll. Dies ist der wichtigste Punkt bei der umfassenden Organisation Ihrer Hotelkonferenz. Ein interessantes Thema zieht die Massen an, und damit auch die potenziellen Kunden Ihres Unternehmens.

 

2 Deadline

Der Zeitpunkt der Veranstaltung muss auf das Zielpublikum Ihrer Veranstaltung abgestimmt sein. Überlegen Sie, ob es besser ist, Konferenzen am Wochenende oder unter der Woche abzuhalten? Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welcher Termin für Sie am günstigsten ist.

Wenn Sie eine mehrtägige Konferenz planen, müssen Sie für die Unterbringung Ihrer Gäste sorgen. Am Wochenende kann es schwieriger sein, einen Tagungsraum in einem Hotel zu buchen. Es könnte sich jedoch lohnen, die Veranstaltung während der Woche zu organisieren

 

3. Gästeliste

Die Anzahl der Konferenzteilnehmer ist ein Detail, ohne das Sie keinen Konferenzraum buchen werden. Bei der Wahl des Termins wird das Hotel Sie nach dem Datum und der geplanten Anzahl der Gäste fragen. Ohne dieses Element können Sie also nicht weitermachen.

Überlegen Sie bei der Erstellung Ihrer Gästeliste, wen Sie auf Ihrer Veranstaltung sehen möchten? Partner, Firmenkunden, Kollegen. Erstellen Sie lange vor dem Versenden der Einladungen eine detaillierte Gästeliste, damit niemand vergessen wird. Im Geschäftsleben ist diese Priorisierung der Gäste äußerst wichtig. Wenn ein Unternehmen nicht zu einer Veranstaltung eingeladen wird, kann es sein, dass es Ihre Dienste für immer ablehnt. Wenn Sie wichtige Personen nicht berücksichtigen, schaden Sie dem Image Ihres Unternehmens. Und schließlich soll unsere Konferenz ja gerade dem Image und dem Absatz des Unternehmens zugute kommen.

Sobald Sie Ihre Gästeliste fertig haben, können Sie diese in Einladungen umwandeln. Verschicken Sie die Einladungen an die wichtigsten Personen traditionell per Post. Für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens genügen elektronische Einladungen in Form von E-Mails. Fügen Sie jeder Einladung eine Aufforderung zur Teilnahmebestätigung bei.

 

4. Werbung und Bürobedarf

Gadgets, das Konferenzprogramm, die Liste der Redner oder die bereits erwähnten Einladungen. Wenn Ihr Budget es zulässt und Sie sich entschließen, all diese Dinge zu bestellen und zu kaufen, ist das großartig. Konferenzteilnehmer lieben kostenlose Gadgets, bunte Flyer und professionelles Werbematerial. Es ist ein Element, das immer Aufmerksamkeit erregt und sich positiv auf die Gesamtwahrnehmung der Veranstaltung auswirkt.

Wenn Ihr Unternehmen auf einer Konferenz neue Produkte vorstellt, warum legen Sie dann nicht Mini-Versionen davon in die Pressemappen? Oh ja, glauben Sie mir, eine Tasche voller Werbegeschenke wird jeden Konferenzteilnehmer erfreuen. Notieren Sie in Ihrem Konferenzplan die Fristen für die Bestellung von Gadgets und die Abholung von Materialien in der Druckerei. Sie benötigen vor der Konferenz Werbedrucke, hauptsächlich zu Werbezwecken. Prüfen Sie daher zu Beginn der Konferenz die Angebote von Druckereien und Unternehmen mit Gadgets.

 

5. Veranstaltungsort der Konferenz

Damit sind wir beim zweitwichtigsten Punkt angelangt. Wir haben bereits eine Gästeliste und es ist an der Zeit, einen geeigneten Veranstaltungsort auszuwählen. Und es ist nicht einfach, einen solchen Ort zu finden.

Beginnen Sie Ihre Suche nach einem Hotel mit Tagungsraum mit der Suche nach Geschäftszentren, die sich auf Geschäftsveranstaltungen spezialisiert haben. Der ideale Ort für eine Konferenz ist ein Hotel in einer touristisch attraktiven Lage. Abseits von Stadt und Verkehr, aber dennoch leicht und schnell erreichbar. Zu diesen Zentren gehören Hotel Magellan und das MOLO-Zentrum. Es handelt sich um Business-Hotels, die im Herzen des Landschaftsparks von Sulejów liegen. Die malerische Umgebung und die luxuriösen Innenräume verleihen Ihrer Veranstaltung ein besonderes Flair.

Wir versichern unseren Gästen, dass sie die Teilnahme an einer Konferenz in einem luxuriösen Hotel nicht ablehnen werden. SPA& Wellness Hotel. Wenn Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Konferenz buchen, sollten Sie jedoch daran denken, dass die professionell ausgestatteten Tagungsräume. Es klingt wie ein Klischee, aber ob Sie es glauben oder nicht, es gibt immer noch Säle ohne funktionierende Audiotechnik. Das ist inakzeptabel. Suchen Sie also für Ihre Konferenz einen komfortablen, geräumigen und gut beleuchteten Konferenzraum in einem Hotel in einer touristisch attraktiven Gegend. Eile ist jedoch geboten, denn diese Veranstaltungsorte sind äußerst beliebt; Termine für geschäftliche Veranstaltungen sind hier in kürzester Zeit ausgebucht.

 

6. Gastgeber der Konferenz

To ruchomy punkt na naszej liście kompleksowej organizacji konferencji w hotelu. Prowadzący może być, ale nie musi. No tak.

Wenn Sie jemanden in Ihrem Team haben, der gut moderieren kann, brauchen Sie keinen echten Entertainer zu engagieren.

Denken Sie daran, dass die Kosten für die Beauftragung einer solchen Person mehrere Tausend Zloty betragen können. Es hängt alles von der Erfahrung und dem Bekanntheitsgrad der Person ab. Aber warum erscheint dieser Punkt in unserer Liste? Ein Konferenzleiter ist so etwas wie ein Rädelsführer; er führt humorvolle Elemente ein, präsentiert interessante Inhalte, unterhält das Publikum, kündigt Pausen an. Wenn eine solche Figur zum Thema Ihrer Konferenz passt, denken Sie an einen Moderator, nicht unbedingt an einen Hollywood-Star.

 

7 Verpflegung

Catering. Tak… to obok darmowych toreb z gadżetami drugi najważniejszy punkt na liście kompleksowej organizacji konferencji w hotelu. Oczywiście żartuję.

Aber Sie müssen zugeben, dass das Essen auf der Konferenz erstklassig sein muss. Vorspeisen, Kuchen, Kaffeepause, Hauptgerichte, Alkohol. Sie können die Zubereitung des Caterings einem befreundeten Unternehmen anvertrauen oder die Erfahrung des hoteleigenen Restaurants nutzen. Eine in einem Hotel organisierte Konferenz ist für den Organisator sehr bequem.

Dlaczego? To obsługa zadba o przygotowanie i wydawanie dań. Kontakt i wszelkie niedogonienia z kuchnią, pracownicy hotelu biorą na siebie. Efekt ma być jeden, przepyszne dania mają zachwycać gości i co najważniejsze mają być dostarczane na czas

 

8. Übernachtung

Wenn Ihre Konferenz mehrere Tage dauert, müssen Sie sich um diesen Aspekt kümmern. Gäste, die vom anderen Ende Polens kommen, müssen nicht über Nacht mit dem Auto nach Hause fahren. Nach dem Konferenzpanel essen Ihre Gäste zu Abend und verbringen die Nacht in bequemen Hotelbetten. Eine Konferenz mit Übernachtung gehört heute fast schon zum Standard. Mehrtägige geschäftliche Veranstaltungen in einem Hotel werden immer mit einer Übernachtung und zusätzlichen Attraktionen kombiniert.

Die Unterbringung in einem Hotel ist nicht gerade billig, in den Luxusresorts übersteigt der Preis pro Tag sogar 300 zł/Person. Denken Sie jedoch daran, dass Sie als Konferenzveranstalter mit einem Sonderrabatt nur für die Unterkunft rechnen können. Das hängt von der Anzahl der Konferenzteilnehmer, die im Hotel übernachten, und von der Dauer der Konferenz ab. Alle Einzelheiten legen Sie bei der Buchung des Konferenzraums fest.

Business-Hotels verfügen über spezielle Abteilungen, die sich ausschließlich mit Geschäftsveranstaltungen befassen. Mit diesen Spezialisten erstellen Sie das beste Konferenzangebot für Ihr Unternehmen

 

9. Attraktionen nach der Konferenz

Eine Konferenz ist nicht das Einzige, was einem Menschen das Gefühl gibt, lebendig zu sein. Stundenlanges Sitzen im Konferenzsaal kann jeden ermüden. Was ist mit Entspannung und Spaß für die Konferenzteilnehmer?

Haben Sie sich gefragt, was die Konferenzteilnehmer sonst noch anziehen könnte? Ihre Veranstaltung wird zu einem interessanten Business-Event in einem Luxushotel am See. Das ist eine ganze Menge, aber wie sieht es mit zusätzlichen Aktivitäten für die Teilnehmer aus?

Spa-Behandlungen, Pool-Party, Hotel-Nachtclub? Ja, solche Attraktionen können Sie Ihren Gästen wirklich bieten. Ein Angebot mit zusätzlichen Attraktionen wird vom Konferenzteam des Hotels, in dem Ihre Konferenz stattfinden soll, für Sie vorbereitet. Wie wäre es mit einer Konferenz in Verbindung mit einem Abend der Integration? Ein Lagerfeuer, teambildende Aktivitäten in einen Seilpark? Es gibt viele Ideen für eine ungewöhnliche und interessante Konferenz.

Natürlich werden Sie sich jetzt fragen, wie viel das alles kosten wird. Spa-Behandlungen Sie sind nicht billig. Schließlich müssen Sie nicht sofort eine Behandlung von Kopf bis Fuß durchführen. Eine entspannende Massage nach der Konferenz wäre doch verlockend, oder? Aber kommen wir noch einmal auf den Preis eines solchen Pakets zurück. Ihre Konferenzteilnehmer, die auch Hotelgäste sind, erhalten einen Rabatt auf ausgewählte Behandlungen.

Vereinbaren Sie eventuelle Ermäßigungen natürlich im Voraus mit dem Hotelpersonal (bei der Buchung des Konferenzraums). Es handelt sich um ein Konferenzangebot, bei dem man sich unbedingt auf die Einladungsliste setzen lassen sollte. Solche geschäftlichen Veranstaltungen finden tatsächlich in polnischen Hotels statt.

Der Geschäftstourismus ist derzeit eine der am stärksten wachsenden Branchen. Die heutigen Konferenzen sind kleine touristische und geschäftliche Reisen mit einem vollen Paket an Attraktionen, zu den schönsten Orten in Polen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Business-Hotel sind, das all diese Extras bietet, sollten Sie einen Blick auf Angebot des Hotels Magellan.