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Hotel-Konferenzangebot. Was sollte sie enthalten? Probieren Sie es aus!

Sie stöbern in einer Vielzahl von Hotelkonferenzangeboten. Sie stellen Fragen, vergleichen Angebote und suchen nach dem besten Ort für Ihre Konferenz. Sehr oft werden automatisch dieselben Fragen zur Organisation der Konferenz an viele Zentren gestellt.

Sie erhalten eine Datei mit allen Daten. Aber reicht diese Antwort für Sie aus? Es gibt starre Daten, Preise, Beschreibungen, Diagramme. So stellen Sie sich ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Konferenzangebot vor?

In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei der Buchung von Tagungsräumen in einem Hotel achten sollten. Sie werden wichtige Details erfahren, die Sie noch nie gefragt haben.

Spezifische Fragen + Professioneller Service = Umfassende und erfolgreiche Konferenzorganisation.

Das Inhaltsverzeichnis:

  1. Reservierung eines Konferenzraums in einem Hotel 
  2. Was soll man das Hotelpersonal fragen?
  3. Anzahl der Teilnehmer und Frist
  4. Verpflegung
  5. Zusätzliche Attraktionen

 

Sie buchen Konferenzräume in einem Hotel. Was sollten Sie fragen?

Haben Sie das Gefühl, dass alle Konferenzangebote für Hotels identisch sind? Sie wollen einen individuellen Ansatz.

Sie wollen einen Tagungsraum in einem Hotel buchen, Sie wollen "Ihren" Mann vor Ort haben. Die Art von Mentor, mit dem Sie sich über alle Details verständigen und gemeinsam als Dreamteam eine maßgeschneiderte Veranstaltung auf die Beine stellen. Das ist möglich, Sie müssen nur wissen, welche Fragen Sie in Ihre Ausschreibung aufnehmen sollten. Personalisierte Angebote, individuelle Anfragen, Sonderanfertigungen. Dies sind nicht die Launen von Prominenten und Stars. Die Personalisierung hat das Hotelgewerbe erreicht. Die heutigen Geschäftsveranstaltungen sind Großveranstaltungen.

Es sind Veranstaltungen, die durch aufwendige Details und perfekte Organisation beeindrucken. Solche Konferenzen werden nicht vergessen.

Kontakt. Kommunikation. Dies sind die Schlüsselwörter bei der Buchung eines Konferenzraums in einem Hotel. Je höher der Standard des Hotels, desto... mehr können Sie sich darauf verlassen.

Sternehotels und Luxusresorts verfügen über eine Personalabteilung, die sich um das Geschäft kümmert. In diesem Team befindet sich Ihr Konferenzleiter. Der Kontakt mit einer solchen Person ist obligatorisch und äußerst wertvoll. Diese Person, die sich Ihrer Konferenz widmet, beantwortet nicht nur zuverlässig Ihre Fragen, sondern kümmert sich auch um die Durchführung der Veranstaltung.

Ihr Mentor ist ein Wirtschaftsexperte, Vermarkter und Fachmann für besondere Aufgaben. Eine solche Person wird nicht nur die Konferenz leiten, sondern auch Vorschläge für die Auswahl der Einrichtungen machen und über die aktuellen Trends in der Branche informieren. Gemeinsam mit Ihnen kreiert er oder sie ein individuelles Event.

 

Wichtige Fragen und wichtige Antworten

Was sollte man ein Hotel fragen, wenn man einen Konferenzraum bucht? Das ist die Frage. Seien Sie versichert, dass Sie in diesem Artikel erfahren werden, welche Fragen Sie stellen müssen, damit Sie wirklich alles über die Organisation von Konferenzen.

Das Konferenzangebot der Hotels ändert sich ständig (es ist gut, dass die Resorts neue Dinge einführen), so dass Sie nicht alles wissen müssen. Es lohnt sich immer, diese Fragen zu stellen, und Sie werden gleich etwas über diese wichtigsten Fragen lesen.

 

Erkundigen Sie sich nach der Anzahl der Teilnehmer und dem Datum der Veranstaltung

Wir beginnen mit dem wichtigsten Thema. Das ist natürlich die Anzahl der Gäste und das Datum. Sie brauchen die endgültige Zahl der Konferenzteilnehmer nicht erst einen Monat vor der Veranstaltung zu kennen.

Sie müssen jedoch (zumindest ungefähr) wissen, wie viele Teilnehmer Sie erwarten können. Die Zahl der Teilnehmer bestimmt weitgehend die Kosten für die Einstellung von Konferenzraum In einem Hotel. Vielleicht brauchen Sie keinen Raum für tausend Personen, aber ein Schulungsraum für 150 Personen ist ausreichend. Das ist doch ein großer Unterschied, oder? Darüber hinaus ist die Anzahl der Teilnehmer eine konkrete Information für das Hotel, wie viele Stühle es vorbereiten muss, wie viele Kellner die Veranstaltung betreuen sollen, usw.

Wenn Ihre Veranstaltung über mehrere Tage geht, erkundigen Sie sich nach der Unterbringung der Gäste. Dies ist ein wirklich wichtiges Thema.

Das zweitwichtigste Element schließlich ist das Datum der Veranstaltung. Wenn Sie ein Datum ausgewählt haben, sieht die Sache etwas einfacher aus.

Bei Anfragen an Hotels fragen Sie nach einem bestimmten Datum und wählen ein Angebot mit diesem Datum aus. Dann ergibt sich ein Problem, denn nicht immer ist das attraktivste Angebot zu Ihrem Termin verfügbar. Zum Glück gibt es in Hotels nicht nur einen Konferenzraum, sondern meist mehrere. So besteht die Chance, dass Sie Ihre Konferenz zu dem von Ihnen im Voraus gewählten Termin und in dem Hotel veranstalten, das die günstigsten Konditionen angeboten hat. Das Datum und die Anzahl der Teilnehmer sind wesentliche Elemente für die Preisgestaltung.

 

Konferenz-Essen

Mittagessen, Snacks, Kaffee, Tee, Getränke, Wein. Alle diese Punkte müssen im Konferenzmenü enthalten sein.

In Ihrer Konferenzanfrage müssen Sie angeben, welche Gerichte und welches Sortiment Sie vom Hotel erwarten. Was gehört auf den Buffet-Tisch, welche Teesorten und Kekse sollen die Kellner in der Kaffeepause servieren? Falls Vegetarier unter den Konferenzteilnehmern sind, fragen Sie nach Menüvorschlägen für Vegetarier. Erkundigen Sie sich, was genau im Konferenzangebot des Hotels enthalten ist. Muss die Verpflegung separat bezahlt werden? Werden Sie ein einziges Angebot für alle Elemente erhalten?

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mahlzeiten von einem zuverlässigen Caterer geliefert werden, fragen Sie das Hotelpersonal, ob dies überhaupt möglich ist. Wenn ja, stellen Sie sicher, dass das Hotel Zimmer für das Unternehmen, Zugang zu Toiletten usw. zur Verfügung stellt.

 

Fragen Sie nach der Ausstattung der Konferenzräume

In Ihrer Anfrage für einen Kostenvoranschlag für eine Konferenz sollten Sie die Raumaufteilung angeben. Wenn Sie den Saal mit Dekorationen und Werbematerial des Unternehmens ausstatten möchten, vereinbaren Sie mit dem Personal, wo diese Dinge platziert werden sollen. Bleibt noch die Frage nach der Anordnung der Stühle im Saal.

Je nach Art der Veranstaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Zur Erinnerung: Die beliebtesten Settings sind Kino, Bankett, Gemeinschaftstisch oder Hufeisen. Fragen Sie an dieser Stelle auch nach der Beleuchtung: künstlich oder natürlich. Erkundigen Sie sich, welche Geräte das Hotel zur Verfügung stellt. Und schließlich die Frage nach den verfügbaren elektronischen Geräten.

Schreiben Sie auf, wie viele Projektoren, Laptops, Overheadprojektoren oder Flipcharts Sie benötigen. Erwähnen Sie unbedingt, dass Sie einen Internetzugang benötigen, vorzugsweise W-LAN. Wenn Sie auf der Website des Hotels keine Bilder von den Zimmern finden können, bitten Sie um die Zusendung von Bildern und einer technischen Beschreibung. Fragen Sie nicht nur nach Fotos des Schulungsraums, sondern auch nach Fotos von den Zimmern, dem Restaurant oder der Umgebung des Hotels. Schließlich wollen Sie genau wissen, wo Sie Ihre Gäste am besten unterbringen können.

 

Zusätzlich bezahlte Attraktionen

Ihre Tagungsteilnehmer sollen sich im Hotel wohlfühlen. Sie möchten sicher vermeiden, dass sich Ihre Gäste mit dem Hotelpersonal über die Bezahlung von Spa-Behandlungen streiten.

Bitten Sie daher die Marketingabteilung des Hotels, ein spezielles Angebot zu erstellen, z. B. SPA-Institut für Ihre Gäste. Der attraktive Preis wird sicherlich mehr als eine Person dazu verleiten, das Spa zu besuchen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Anfrage an das Hotel, welche Hotelattraktionen die Gäste kostenlos nutzen können und für welche sie extra bezahlen müssen.

In Luxushotels ist es üblich, dass die Hotelgäste das Schwimmbad, die Sauna oder den Whirlpool kostenlos nutzen können. Wenn Ihre Gäste diese Einrichtungen kostenlos nutzen können, informieren Sie sie darüber mit einem kurzen Hinweis im Konferenzprogramm. Nehmen Sie auch Informationen über lokale Sehenswürdigkeiten in das Programm auf. Wenn das Hotel an einem interessanten Ort liegt: am Meer, an einem See, in einem schönen Wald, lohnt es sich, dies bei Spaziergängen auszunutzen. Solche zusätzlichen Elemente erhöhen den Standard Ihrer Veranstaltung.

Es wird nicht mehr nur Geschäftstreffensondern wird sich in eine attraktive Geschäftsreise verwandeln.

 

Kennzeichnung des Ereignisses

Flugblätter, Banner, Luftballons - all das sind Werbematerialien, die Sie in Ihrem Hotel platzieren möchten. Und spezielle Schilder, die den Gästen anzeigen, wo sich der Konferenzraum, die Toiletten oder das Restaurant befinden.

Vergewissern Sie sich in Ihrem Gespräch mit dem Hotelpersonal, dass Sie all diese Materialien an den entsprechenden Stellen im Hotel platzieren können. Ich beziehe mich hier auf den Empfangsbereich. Vor allem an Orten wie dem Empfangsbereich sollten Sie darauf achten, dass die Flyer Ihres Unternehmens das Hotelpersonal nicht stören. Wenn Sie auf der Suche nach einem Veranstaltungsort für Ihre Geschäftsveranstaltungen sind, senden Sie an Hotel Magellan Angebotsanforderung Organisation von Konferenzen. Die Marketingabteilung wird Ihnen ein individuelles Konferenzangebot erstellen.