Organisieren Sie eine Konferenz? Hier ist eine Liste der grundlegenden Formalitäten

Konferenzorganisation_goldene Regeln

Die Organisation einer Konferenz ist eine große Herausforderung.

Glauben Sie, dass Sie etwas von der Organisation von Veranstaltungen verstehen?

Eine Konferenz oder ein Betriebsausflug sind Veranstaltungen einer ganz anderen Kategorie.

Ihre Organisation unterscheidet sich stark von der Organisation einer Geburtstagsfeier, der Taufe der Tochter oder einer Betriebsfeier im Büro.

Da Sie hierher gekommen sind, vermute ich, dass Sie vor der Herausforderung stehen, eine Konferenz oder eine Geschäftsreise zu organisieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche grundlegenden Formalitäten bei der Organisation einer Konferenz zu beachten sind.

  1. Standort - Business-Hotel für Konferenzen  
  2. Der Haushalt ist die Grundlage
  3. Gäste, Gäste, Gäste
  4. Abschluss der Konferenz

 

Betriebsausflug, Schulung, Konferenz - schwierig zu erfüllende Aufgaben

Die Organisation von Veranstaltungen aus der Geschäftswelt ist nicht die einfachste Aufgabe und auch nicht für jeden geeignet.

Vielleicht ist es anders. Es ist nicht so sehr schwierig, sondern einfach eine ziemlich komplexe Aufgabe. Das ist für Sie nicht sehr verständlich?

Ok... Ich erkläre es jetzt.

Organisator der Konferenz kann keine zufällige Person sein, die vom Chef ausgewählt wird, weil sie wenig Arbeit hat.

Da niemand sonst ein Händchen dafür hat, wählt der Chef seinen Favoriten aus, weil er darauf vertraut, dass der von ihm organisierte Betriebsausflug ein Erfolg wird.

Diese Aufgabe kann nicht einer beliebigen Person anvertraut werden.

Wenn die wichtigsten Personen im Unternehmen entscheiden, dass Sie einen Konferenz-"Spezialisten" unter Ihren Mitarbeitern auswählen, müssen Sie wissen, wen Sie suchen müssen;)

Er ist kein Superheld, sondern ein akribischer, genauer Mensch mit der Fähigkeit zur Voraussicht.

So jemanden haben Sie doch sicher auch in Ihrem Team.

Denn wir haben bereits unseren Konferenzveranstalter, der die gesamte Firmenreise planen wird.

Es ist an der Zeit, dass er seine umfassenden Kenntnisse einsetzt und einige wichtige Punkte im Zusammenhang mit den Formalitäten berücksichtigt.

Beginnen Sie mit den grundlegenden Formalitäten

Wer von uns mag schon Papierkram und Formalitäten? Natürlich nicht. Das ist keine angenehme Aufgabe, aber sie ist notwendig, wenn man eine Veranstaltung organisiert.

In diesem Fall lohnt es sich jedoch, zur Erleichterung des Ablaufs, den Papierkram aufzuteilen in solche, die vor der Konferenz erledigt werden müssen, und solche, die nach der Veranstaltung zu erledigen sind.

Beginnen wir mit den Dingen, die vor der Konferenz, sogar schon Monate vorher, erledigt werden müssen.

Bleiben Sie dran, um zu sehen, wo Sie anfangen können.

 

Standort - Business-Hotel für Konferenzen

Wir organisieren eine Geschäftsreise, eine Branchenkonferenz... und suchen einen geeigneten Veranstaltungsort.

Überlassen Sie die Zimmerreservierung nicht der letzten Minute, denn während der Frühjahrs- und Sommersaison organisieren die Unternehmen viele Veranstaltungen.

Deshalb müssen Sie sich beeilen, das beste Business-Hotel für Ihre Konferenz auswählen und unbedingt den Termin buchen.

Bei der Auswahl eines Zentrums sollten natürlich die Anzahl der Teilnehmer und die Einrichtungen berücksichtigt werden Tagungsräume.

Mehr dazu erfahren Sie in dem Artikel über die Ausrüstung ein Luxushotel für Konferenzen.

Vergewissern Sie sich bei der Buchung eines Termins im Business-Hotel Ihrer Wahl für Ihre Konferenz, dass das Resort:

  • über einen für die Anzahl unserer Teilnehmer geeigneten Konferenzraum verfügt
  • in der Lage sein wird, allen Gästen eine Unterkunft zu bieten
  • hat Verpflegungsmöglichkeiten

Alles in allem sind dies die wichtigsten Punkte bei der Buchung eines Hotels für unsere Veranstaltung.

Wenn Sie auf der Suche nach einem 3-Sterne-Hotel sind, sollten Sie sich das Angebot Konferenzzentrum des Hotels Magellan.

Gemeinsam mit den Mitarbeitern des Resorts organisieren Sie einen erfolgreichen Betriebsausflug.

Haushalt

Das Budget und der Zeitplan müssen im Auge behalten werden. Denn es ist das Wichtigste und alles hängt vom Budget ab.

Das ist wahr. Heilige Worte.

Schon bei der Planung einer Veranstaltung muss man wissen, welche Mittel man zur Verfügung hat und wie lange die Veranstaltung dauern wird (Tage/Tage mit Übernachtung).

Vom Budget hängt es ab, ob alle Gäste im Hotel übernachten und welche Mahlzeiten wir bestellen werden.

Das Budget bestimmt auch, welches Business-Hotel wir uns für die Konferenz leisten können. 

Das Gleiche gilt für einen Betriebsausflug für Mitarbeiter.

In Ihrem Budget müssen Sie angeben, in welchem Ort die Veranstaltung stattfinden wird und welche Attraktionen für das Team Sie sich leisten können.

Einladungen und Sponsoren

Es spielt keine Rolle, für welche Einladungen Sie sich entscheiden.

Papiereinladungen, personalisierte Einladungen, handgeschriebene Einladungen, Einladungen mit Umschlag oder Einladungen im Versandhandel.

Der Inhalt und die Form einer solchen Einladung müssen viel... viel früher erstellt werden.

Bei der Erstellung Ihres Budgets müssen Sie wissen, wie viele besondere Gäste Sie einladen möchten.

Für die Teilnehmer der Veranstaltung reichen Werbematerialien und ein Newsletter aus.

Bei der Erstellung eines solchen Newsletters oder von Werbematerialien für das Unternehmen lohnt es sich, an die Sponsoren unseres Betriebsausflugs oder unserer Konferenz zu denken.

Da wir Geldgeber für die Veranstaltung haben und es geschafft haben, die Medien als Schirmherren für die Konferenz zu gewinnen, ist es wert, damit zu prahlen 🙂

Wie lässt sich das bewerkstelligen? Auf Werbematerialien für die Veranstaltung, z. B. in Form von Logos oder einem kurzen Hinweis.

Video-, Foto- und Werbematerial

Wenn Sie Ihre Veranstaltung aufzeichnen möchten, Erinnerungsfotos oder einen Live-Bericht in den sozialen Medien haben wollen. Denken Sie an einen Video- und Fotoprofi.

Wenn Sie eine solche Person beauftragen, legen Sie im Vertrag fest, welche Art von Fotos und Videos Sie erwarten.

Legen Sie die Frist für die Abgabe aller Materialien und den Umfang der Arbeiten während der Dienstreise fest.

Dieses Fotomaterial kann auch in das Post-Konferenz-Paket für die Teilnehmer aufgenommen werden.

Die Videos und Fotos, die Sie in den sozialen Medien veröffentlichen, sind großartiges Werbematerial.

Vielleicht ist Ihr Geschäftshotel für die Konferenz an der Veröffentlichung eines solchen Films interessiert.

Der Austausch von Materialien ist ein ideales Beispiel für Cross-Promotion.

 

Werbegeschenke und Bürobedarf

Keine Konferenz kommt ohne Werbegadgets aus.

Bei der Organisation einer Konferenz lohnt es sich daher, in den Kostenvoranschlag einen Punkt für die Anschaffung von Gadgets für die Konferenzteilnehmer aufzunehmen.

Organisieren Sie einen Betriebsausflug für Mitarbeiter mit Ausbildung?

Auf der Veranstaltung werden zahlreiche teambildende Spiele angeboten?

Sie werden sicherlich Büromaterial benötigen. Berücksichtigen Sie deren Kauf auch in Ihrem Veranstaltungsbudget.

Kleinigkeiten in Form von Werbegeschenken (notwendigerweise mit dem Logo unseres Unternehmens) erfreuen jeden und können sich sogar als notwendiges Bürozubehör erweisen.

Vertrag mit einem Catering-Unternehmen

Ein Business-Hotel für eine Konferenz ist ein Zentrum mit einem entsprechenden Rang. Vielmehr verfügt jeder dieser Orte über angemessene Verpflegungsmöglichkeiten.

Wenn Ihr Hotel Ihnen jedoch aus verschiedenen Gründen keine Mahlzeiten anbieten kann, müssen Sie über ein Catering-Unternehmen nachdenken.

In diesem Fall benötigen Sie einen Vertrag, schließlich ist das Catering-Unternehmen unser Subunternehmer.

Geben Sie in den Geschäftsbedingungen die Zeiten an, zu denen der Caterer im Hotel erscheinen soll, und legen Sie das genaue Menü und die Art der Bezahlung fest.

Vergewissern Sie sich, vorzugsweise schriftlich im Vertrag, dass es während der Konferenz keinen Mangel an Speisen und Getränken geben wird und dass das Catering von professionellen Kellnern betreut wird.

 

Nach der Konferenz 

Bei Konferenzen sollten Sie als Organisator darauf achten, dass die Redner veröffentlicht werden.

Wenn Sie eine regelmäßige Veranstaltung organisieren, denken Sie über eine kleine Publikation nach, die den Werbematerialien beigefügt wird.

Nach einer erfolgreichen Veranstaltung empfiehlt es sich, den Teilnehmern in einer Rückmail für ihre Teilnahme an der Konferenz zu danken.

In einer solchen Nachricht können Sie eine kurze Zusammenfassung des Ereignisses mit einem kurzen Fotobericht senden (wenn wir bereits einen haben).

 

Alle Elemente des Konferenzabschlusses machen einen guten letzten Eindruck.

Schließlich sind sie es, an die wir weitere Einladungen zu unseren Veranstaltungen verschicken werden.

Eine Datenbank mit solchen Kontakten ist für jeden Konferenzveranstalter wertvoll.

 

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Unsere Reaktion auf die COVID-19-Pandemie

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