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Organisieren Sie eine Konferenz? Hier ist eine Liste der grundlegenden Formalitäten

Konferenzorganisation_goldene Regeln

Die Organisation einer Konferenz ist eine große Herausforderung. Glauben Sie, dass Sie etwas von der Organisation von Veranstaltungen verstehen?

Eine Konferenz oder ein Betriebsausflug sind Veranstaltungen einer ganz anderen Kategorie. Sie zu organisieren ist etwas ganz anderes als eine Geburtstagsparty, die Taufe einer Tochter oder eine Firmenfeier im Büro. Ich vermute, dass Sie, da Sie hierher gekommen sind, vor der Herausforderung stehen, eine Konferenz oder eine Geschäftsreise zu organisieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche grundlegenden Formalitäten bei der Organisation einer Konferenz zu beachten sind.

  1. Standort - Business-Hotel für Konferenzen  
  2. Der Haushalt ist die Grundlage
  3. Gäste, Gäste, Gäste
  4. Abschluss der Konferenz

 

Betriebsausflug, Schulung, Konferenz - schwierig zu erfüllende Aufgaben

Die Organisation von Veranstaltungen aus der Geschäftswelt ist nicht die einfachste Aufgabe und auch nicht für jeden geeignet. Vielleicht anders. Es ist nicht so sehr schwierig, sondern einfach eine ziemlich komplexe Aufgabe. Nicht sehr verständlich für Sie? Ok... ich erkläre es.

Organisator der Konferenz kann keine zufällige Person sein, die vom Chef ausgewählt wird, weil sie wenig Arbeit hat. Weil niemand sonst das so genannte Gespür dafür hat, wählt der Chef seinen Favoriten aus, weil er darauf vertraut, dass der von ihm organisierte Betriebsausflug ein Erfolg wird. Diese Aufgabe kann nicht einer beliebigen Person anvertraut werden. Wenn die wichtigsten Personen im Unternehmen beschließen, dass Sie einen Konferenz-"Spezialisten" unter Ihren Mitarbeitern auswählen sollen, müssen Sie wissen, wen Sie suchen müssen;)

Er ist kein Superheld, sondern ein akribischer, genauer Mensch mit der Fähigkeit zur Voraussicht. So jemanden haben Sie doch sicher auch in Ihrem Team. Jetzt, wo wir unseren Konferenzveranstalter haben, um die gesamte Unternehmensreise zu planen. Es ist an der Zeit, dass er oder sie sein oder ihr umfassendes Wissen einsetzt und einige wichtige Punkte im Zusammenhang mit den Formalitäten einbezieht.

 

Beginnen Sie mit den grundlegenden Formalitäten

Wer von uns mag schon Papierkram und Formalitäten? Natürlich nicht. Das ist keine angenehme, aber eine notwendige Aufgabe bei der Organisation von Veranstaltungen. In diesem Fall lohnt es sich jedoch, zur Erleichterung unserer Aufgabe, die Formalitäten in solche zu unterteilen, die vor der Konferenz zu erledigen sind, und solche, die nach der Veranstaltung zu erledigen sind. Beginnen wir mit den Dingen, die vor der Konferenz, sogar schon Monate vorher, erledigt werden müssen. Bleiben Sie dran, um zu sehen, wo Sie anfangen können.

 

Standort - Business-Hotel für Konferenzen

Wir organisieren eine Geschäftsreise, eine Branchenkonferenz... und suchen einen geeigneten Veranstaltungsort. Wir sollten die Zimmerreservierung nicht auf die letzte Minute verschieben, denn in der Frühjahrs- und Sommersaison veranstalten die Unternehmen viele Events. Deshalb müssen Sie sich beeilen, das beste Business-Hotel für Ihre Konferenz auswählen und den Termin unbedingt buchen. Bei der Auswahl eines Zentrums sollten Sie natürlich die Anzahl der Teilnehmer und die Einrichtungen berücksichtigen Tagungsräume.

Mehr dazu erfahren Sie in dem Artikel über die Ausrüstung ein Luxushotel für Konferenzen.

Vergewissern Sie sich bei der Buchung eines Termins im Business-Hotel Ihrer Wahl für Ihre Konferenz, dass das Resort:

  • über einen für die Anzahl unserer Teilnehmer geeigneten Konferenzraum verfügt
  • in der Lage sein wird, allen Gästen eine Unterkunft zu bieten
  • hat Verpflegungsmöglichkeiten

Alles in allem sind dies die wichtigsten Überlegungen bei der Buchung eines Hotels für unsere Veranstaltung. Wenn Sie auf der Suche nach einem 3-Sterne-Hotel sind, sollten Sie sich das Angebot Konferenzzentrum des Hotels Magellan. Gemeinsam mit den Mitarbeitern des Resorts organisieren Sie einen erfolgreichen Betriebsausflug.

 

Haushalt

Das Budget und der Zeitplan müssen überwacht werden. Denn es ist das Wichtigste und alles hängt vom Budget ab. Das ist wahr. Heilige Worte. Bereits in der Planungsphase einer Veranstaltung müssen Sie wissen, welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen und wie lange Ihre Veranstaltung dauern wird (Tage/Nächte einschließlich Unterkunft). Vom Budget hängt es ab, ob alle Gäste in einem Hotel übernachten und welche Mahlzeiten wir bestellen werden.

Das Budget bestimmt auch, welches Business-Hotel wir uns für die Konferenz leisten können. 

Das Gleiche gilt für einen Betriebsausflug für Mitarbeiter. In Ihrem Budget müssen Sie angeben, an welchem Ort die Veranstaltung stattfinden wird und welche Aktivitäten Sie sich für das Team leisten können.

 

Einladungen und Sponsoren

Es spielt keine Rolle, für welche Art von Einladungen Sie sich entscheiden. Papiereinladungen, personalisierte Einladungen, handgeschriebene Einladungen, Einladungen mit Briefumschlag oder per Post. Der Inhalt und die Form solcher Einladungen müssen viel... viel früher erstellt werden. Bei der Erstellung Ihres Budgets müssen Sie wissen, wie viele besondere Gäste Sie einladen möchten. Für die Teilnehmer der Veranstaltung reichen Werbematerialien und ein Newsletter aus. Bei der Erstellung eines solchen Newsletters oder von Werbematerialien für das Unternehmen lohnt es sich, an die Sponsoren unseres Betriebsausflugs oder unserer Konferenz zu denken. Wenn wir Sponsoren für die Veranstaltung haben und es geschafft haben, die Medien als Schirmherren für die Konferenz zu gewinnen, ist es wert, damit zu prahlen 🙂 Wie kann man das machen? Auf Werbematerialien für die Veranstaltung, z. B. in Form von Logos oder einem kurzen Hinweis.

 

Video-, Foto- und Werbematerial

Wenn Sie Ihre Veranstaltung festhalten möchten, Erinnerungsfotos oder einen Live-Bericht in den sozialen Medien wünschen. Denken Sie an einen Video- und Fotoprofi. Wenn Sie eine solche Person beauftragen, geben Sie im Vertrag an, welche Art von Fotos und Videos Sie wünschen. Legen Sie die Frist für die Lieferung aller Materialien und den Umfang der Arbeiten während der Dienstreise fest. Dieses Fotomaterial kann auch in das Post-Konferenz-Paket für die Teilnehmer aufgenommen werden. Videomaterial und Fotos, die Sie in den sozialen Medien veröffentlichen, sind ein hervorragendes Werbematerial. Vielleicht ist Ihr Geschäftshotel für die Konferenz daran interessiert, ein solches Video zu veröffentlichen. Der Austausch von Materialien ist ein ideales Beispiel für Cross-Promotion.

 

Werbegeschenke und Bürobedarf

Keine Konferenz kommt ohne Werbegadgets aus. Bei der Organisation einer Konferenz lohnt es sich daher, in den Kostenvoranschlag einen Punkt für die Anschaffung von Gadgets für die Konferenzteilnehmer aufzunehmen. Organisieren Sie einen Betriebsausflug für Mitarbeiter mit Ausbildung? Wird es auf der Veranstaltung viele teambildende Spiele geben? Sie werden sicherlich Büromaterial benötigen. Berücksichtigen Sie den Kauf dieser Produkte auch in Ihrem Veranstaltungsbudget. Kleine Werbegeschenke (mit dem Logo Ihres Unternehmens als Muss) erfreuen jeden und können sich sogar als notwendiges Bürozubehör erweisen.

 

Vertrag mit einem Catering-Unternehmen

Ein Business-Hotel für eine Konferenz ist ein Zentrum mit dem richtigen Stellenwert. Vielmehr gibt es an jedem dieser Orte ausreichende Verpflegungsmöglichkeiten. Wenn Ihr Hotel Ihnen jedoch aus verschiedenen Gründen keine Mahlzeiten anbieten kann, müssen Sie über ein Catering-Unternehmen nachdenken. In diesem Fall benötigen Sie einen Vertrag, denn das Catering-Unternehmen ist unser Subunternehmer. Geben Sie in den Geschäftsbedingungen die Zeiten an, zu denen das Catering-Unternehmen im Hotel erscheinen soll, und legen Sie das genaue Menü und die Zahlungsweise fest. Vergewissern Sie sich, vorzugsweise schriftlich im Vertrag, dass es während der Konferenz keinen Mangel an Speisen und Getränken geben wird und dass das Catering von professionellen Kellnern betreut wird.

 

Nach der Konferenz 

Bei Konferenzen sollten Sie als Organisator darauf achten, dass die Redner veröffentlicht werden. Wenn Sie eine regelmäßige Veranstaltung organisieren, denken Sie über eine kleine Veröffentlichung in den Werbematerialien für die Veranstaltung nach. Nach einer erfolgreichen Veranstaltung ist es eine gute Idee, sich in einer Feedback-E-Mail bei den Teilnehmern für ihre Teilnahme an der Konferenz zu bedanken. In einer solchen Nachricht können Sie eine kurze Zusammenfassung des Ereignisses mit einem kurzen Fotobericht senden (wenn Sie bereits einen haben).

Alle Elemente zum Abschluss der Konferenz hinterlassen einen guten letzten Eindruck. Schließlich sind sie es, denen wir weitere Einladungen zu unseren Veranstaltungen schicken werden. Eine Datenbank mit solchen Kontakten ist für jeden Konferenzveranstalter wertvoll.