Worauf ist bei der Anmietung eines Konferenzraums zu achten?

Vermietung von Konferenzräumen

Wie viele von uns wahrscheinlich wissen - Organisation von Konferenzen, Schulungen und andere Veranstaltungen sind nichts, was man überstürzt angehen kann. Ein Ereignis wie eine Konferenz bleibt nicht unbemerkt. Was dabei geschieht, wirkt sich langfristig auf das Image des Unternehmens (Marke), die weitere Zusammenarbeit mit den Auftragnehmern, den Produktabsatz und sogar auf die Höhe der von uns gezahlten Steuern aus. Deshalb sollten Sie sich gut vorbereiten und einen geeigneten Veranstaltungsort wählen, der eine Reihe von Anforderungen erfüllt. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei der Anmietung eines Konferenzraums achten sollten.

 

Vermietung von Tagungsräumen - der Organisationsgrad ist unsere Visitenkarte

Was die eingeladenen Gäste während einer Konferenz oder Veranstaltung vorfinden, ist unsere Visitenkarte und wird lange mit dem von uns geführten Unternehmen verbunden sein. Daher müssen alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Organisation solcher Veranstaltungen sorgfältig geplant und durchdacht werden. Es ist auch wichtig, unerwartete Situationen vorhersehen zu können und darauf vorbereitet zu sein, um "Ausrutscher" und die daraus resultierenden Peinlichkeiten zu vermeiden.

Auswahl Konferenzraum

Die grundlegende Frage bei der Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen dieser Art ist sicherlich die Entscheidung, einen Konferenzraum zu mieten. Es ist keine leichte Entscheidung. Nicht nur wegen des breiten Angebots, sondern auch im Hinblick auf die Beantwortung der Frage: Welche Parameter sollten wir berücksichtigen, um sicherzustellen, dass der von uns gewählte Konferenzraum tatsächlich optimal ist? Um eine gute Entscheidung treffen zu können, sollten wir zunächst überlegen, welche Bedürfnisse wir haben, was wir konkret von dem Konferenzraum erwarten, den wir mieten wollen. Und - was sicher nicht unwichtig ist - welche Mittel wir dafür haben.

Was ist also zu beachten und zu bedenken?

Es ist sehr wichtig zu bestimmen, wie viele Personen Sie einladen möchten und ob der von Ihnen gemietete Konferenzraum problemlos beherbergt so viele Gäste und ihnen ein gutes Gefühl geben. Ein weiteres Problem ist Standort und Zugang. Es wäre nicht gut, wenn die Anreise zum Veranstaltungsort für die Eingeladenen ein Problem wäre. Auch der Standort und die Umgebung sind wichtig: Befindet sich der Konferenzsaal in einem lauten, von Smog erfüllten Stadtzentrum oder in einem ruhigen, reizvollen Ort in der Nähe der Stadt? Dies ist vor allem im Sommer wichtig, da sich eine schöne Umgebung positiv auf das Wohlbefinden der Gäste auswirkt.

Ausstattung und Betrieb eines Konferenzraums zur Miete

Wenn wir bereits über den Sommer sprechen, ist es wichtig, dies zu überprüfen, ob der Konferenzraum klimatisiert istDies gilt insbesondere, wenn eine große Anzahl von Personen eingeladen wird. Das Fehlen einer solchen kann selbst die am besten organisierte Veranstaltung zunichte machen (aufgrund der luftigen Atmosphäre im Raum oder des Lärms, der von der Straße durch die offenen Fenster kommt). Um sich selbst davon zu überzeugen, inwieweit die Beschreibung des Tagungsortes auf dem Flyer oder der Website mit dem tatsächlichen Zustand übereinstimmt, empfiehlt es sich, selbst dorthin zu fahren und es zu überprüfen. Der Besuch des Ortes, an dem die Konferenz stattfindet, hat noch einen weiteren Vorteil - er ermöglicht uns die Mitarbeiter kennenlernen Man sollte sich bewusst sein, dass die dort beschäftigten Personen uns während der Konferenz (Veranstaltung) begleiten und deren endgültigen Verlauf und Ergebnis beeinflussen werden. Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass die dort beschäftigten Personen uns während der Konferenz (Veranstaltung) begleiten und Einfluss auf ihren endgültigen Verlauf und ihr Ergebnis haben werden. Daher ist es gut zu prüfen, inwieweit wir in der Lage sind, mit diesen Personen effektiv und konfliktfrei zu kommunizieren, die erforderlichen Informationen zu erhalten (und ob diese zuverlässig sind) und inwieweit diese Personen guten Willen zeigen, uns Dienstleistungen von höchster Qualität zu erbringen, und inwieweit sie eine Zusammenarbeit vermeiden.

Andere wichtige Details

Ein weiteres wichtiges Detail ist die Überprüfung, ob der Sitzungsraum Internetzugang, Wi-Fi und Telefonanschluss. Es ist sicherlich von Vorteil, wenn er mit einem Projektor und einem Multimedia-Projektor ausgestattet ist. Wir sollten auch prüfen, ob der Konferenzraum über ein gutes Soundsystem verfügt. Ist es möglich, sie abzudunkeln? Es lohnt sich auch, die Frage zu beantworten, ob die Ausstattung des Raums attraktiv ist und der Art der Veranstaltung und dem Stil der eingeladenen Gäste entspricht.

Gute Mahlzeiten

Ein weiterer - sehr wichtiger - Punkt ist die Beachtung der folgenden Punkte Bemerkungen zu den Mahlzeiten. Wenn Sie Ihre Gäste zum Mittagessen oder zu Erfrischungen einladen möchten, sollten Sie prüfen, ob es möglich ist, diese vor Ort zu bestellen und welche Qualität die Speisekarte hat. Ein gutes, elegant serviertes Essen wirkt sich zweifellos sehr positiv auf die Wahrnehmung unserer Marke durch die Teilnehmer des Treffens aus.

Die Meinung der anderen

Eines der Argumente, die unsere Entscheidung, einen Konferenzraum zu mieten, krönen können, ist Beratung mit anderen. Es funktioniert nicht immer, sich auf sie zu verlassen (da nicht jeder die gleichen Erwartungen und Bedürfnisse hat), aber sie sind sicherlich eine wichtige Stimme bei der Entscheidungsfindung. Wenn man sich vergewissert, welche Meinungen im Konferenzraum herrschen, kann man unangenehme Situationen vermeiden, denn es ist sehr wahrscheinlich, dass sie auch uns treffen.

Wohnverhältnisse

Wenn es sich um eine geschäftliche Veranstaltung handelt, lohnt es sich auch darauf zu achten, ob es neben den angemieteten Konferenzräumen Räume gibt, die für Gespräche und Besprechungen in einer ausreichend angenehmen Atmosphäre genutzt werden können. Ein zusätzlicher Vorteil sind sicherlich Gästezimmer (wenn die Konferenz für mehr als einen Tag geplant ist), SPA oder Orte, an denen sich unsere Gäste ausruhen und entspannen können.

Magellan*** Konferenz- und Schulungszentrum

In diesem Zusammenhang möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf Folgendes lenken Hotel Magellan*** und das renommierte Konferenz- und Schulungszentrum, das ihr zur Verfügung steht. Das Angebot gilt insbesondere für Interessenten an Vermietung von Konferenzräumen in der Nähe von Lodz oder in der Nähe von Warschau. Unser Zentrum wurde für professionelle Konferenzen, Schulungen und Veranstaltungen geschaffen und ist für diesen Zweck perfekt ausgestattet. Wir können bis zu 1000 Personen in 8 separaten Konferenzräumen unterbringen. Das Konferenz- und Schulungszentrum Magellan Hotel*** bietet einen professionellen technischen Service, Zimmer mit hohem Standard und ein hervorragendes Restaurant mit internationaler Küche. Ein zusätzlicher Vorteil ist zweifellos attraktives SPADas Hotel befindet sich im Zentrum von Łódź, dem Night Club und dem Schwimmbadkomplex. Dazu kommt eine malerische Landschaft fernab vom Trubel der Stadt, was aber gleichzeitig eine schnelle und einfache Erreichbarkeit von großen Städten (insbesondere Lodz und Warschau) nicht ausschließt. Das Argument, das Sie letztendlich von unserem Angebot überzeugen sollte, ist sicherlich die Tatsache, dass wir viele Stammkunden haben, die nach ihrem ersten Besuch in unserem Konferenz- und Schulungszentrum regelmäßig zu uns zurückkehren.

+

Unsere Reaktion auf die COVID-19-Pandemie

Wir wünschen Ihnen einen sicheren Urlaub im Hotel Magellan! Siehe Details