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Was sollte ein Luxushotel für eine Konferenz bieten?

Schulungsraum in einem Luxushotel

Luxus ist ein magisches Wort. Sie weckt positive Emotionen in uns. Er wird mit Goldbarren, Bergen von Goldmünzen und echtem Reichtum assoziiert. Aber kommen wir auf den Boden der Tatsachen zurück, wir wollen eine Konferenz veranstalten.

Dieses Mal können wir unsere Gäste mit einer attraktiven Umgebung und einem luxuriösen Hotel überraschen. Wir sind auf der Suche nach einem Tagungsort, der das Niveau unserer Veranstaltung hebt. Es wird den Gästen in Erinnerung bleiben und sie mit einem hochwertigen Service überraschen. Wir suchen ein Luxushotel für eine Konferenz oder einen bewährten Veranstaltungsort, den wir für andere Events nutzen können.

Da wir uns für ein Vier- oder Fünf-Sterne-Hotel entscheiden, stellen wir uns auf erhebliche Kosten ein und haben daher auch erhebliche Erwartungen. Das investierte Geld sollte sich in Form von positiven Rückmeldungen, neuen Kontakten und zufriedenen Gästen auszahlen. Ein solcher Erfolg ist es wert, dass man dafür arbeitet.

Beginnen wir jedoch mit der Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes für Ihre Konferenz. 

In diesem Artikel erfahren Sie mehr:

  • was es haben sollte Luxushotel für Konferenzen?
  • Was können Sie von den Mitarbeitern des Hotels erwarten?
  • Welche Punkte sollten in den Vertrag mit dem Hotel aufgenommen werden?
  • Wo finde ich ein Hotel für eine Konferenz in Lodz?

 

Ein Luxushotel für eine Konferenz. Welches ist es?

Das sollten wir gleich zu Beginn feststellen. Für jeden von uns bedeutet Luxus etwas anderes. Konzentrieren wir uns jedoch auf unseren Konferenzort.

Wir sagen Ihnen, was Sie das Personal fragen sollten, wenn Sie ein Resort buchen, worauf Sie achten müssen, was Sie verlangen und was Sie erwarten können. In der Tat, Sie können es tun. So ist diese Welt aufgebaut, wir wählen ein Luxushotel für eine Konferenz, wir erwarten ein präsidiales Interieur und königlichen Service.

Woher wissen wir, dass wir den richtigen Veranstaltungsort für die Konferenz unserer Träume gewählt haben? Die Situation ist sehr ähnlich zu derjenigen, die wir bei der Organisation von Hochzeit, Kommunion oder 18. Geburtstag in einem Hotel. Das Personal beantwortet professionell unsere Fragen, schafft neue Möglichkeiten für uns, macht Vorschläge, berät uns... und schafft eine Vision unserer Traumkonferenz vor unseren Augen. Sie lesen buchstäblich unsere Gedanken.... Woher wissen sie das alles?

Die Verkaufsabteilung des Hotels erstellt ein Angebot für die Anmietung des Konferenzraums, schickt uns einen Vertragsentwurf und eine Reihe von Menüoptionen.

Sie sagen, schließlich kann fast jedes Hotel diese Qualität vorweisen? Das ist noch nicht alles.

1. Möglichkeiten.

Das ist das Schlüsselwort. Die Hotelangestellten geben einem die Wahl, die Möglichkeit zur Veränderung. Dies sind Anzeichen dafür, dass es sich bei dem von Ihnen gewählten Ort um ein Luxushotel für hochkarätige Konferenzen handelt. Von welchen Optionen spreche ich?

Ein solches Zentrum hat nicht nur eine, sondern mindestens 3, 4 oder sogar 5 Tagungsräume. Von angemessener Größe. 

Ein weiterer Punkt: der Standort. Hier gibt es keinen Platz für Zufälle..

2. außerhalb der Stadt 

Ein gehobenes Hotel liegt in der Nähe einer großen Stadt, aber die Umgebung deutet überhaupt nicht darauf hin, dass wir uns in einer Stadt befinden. Es ist genau das Gegenteil der Fall. Der Ort soll den Eindruck vermitteln, dass wir uns auf eine ferne, fremde Reise begeben haben. Das von Wäldern und üppigem Grün umgebene Gebäude soll Ehrfurcht, Bewunderung und den Wunsch nach Entspannung hervorrufen (was wahrscheinlich nicht schwer ist).

Ein Luxushotel für eine Konferenz soll eine Marke sein. Sie muss alle unsere Sinne ansprechen.  Schließlich habe ich noch ein weiteres Beispiel... 

3. atypisch

Ein Hotel mit vier oder gar fünf Sternen hat zum Beispiel eine ungewöhnliche Sitzordnung im Angebot. Was sind die Vorschläge? Kennen Sie die Grundrisse: Theater, Bankett, Hufeisen, Klassenzimmer oder Stehbankett? Hören Sie zum ersten Mal von solchen Optionen für die Gestaltung eines Saals?

Sie wissen wahrscheinlich schon, was ein Luxushotel für eine Konferenz ist.

 

Wir veranstalten eine Konferenz in einem Hotel. Was sollte ein Luxushotel haben?

In diesem Teil des Artikels werde ich mich auf die Ausstattung konzentrieren, die ein hochwertiges Hotel auszeichnen sollte.  Vergessen Sie Fragen über Klimaanlagen. Überlegen Sie es sich klar ersichtlichfür die obligatorische Ausstattung eines jeden Hotelzimmers. Eine Klimaanlage ist ein Muss. Das ist es.

Was sollte noch auf unserer Liste stehen? Gehen wir nun aus dem Veranstaltungsort hinaus. Wir kommen an unserem Veranstaltungsort an... Verfügt das Luxushotel, das wir für die Konferenz ausgewählt haben, über eine ausreichende Anzahl von Parkplätzen? Und hier noch ein Hinweis: Parken ist nicht alles. Finden Sie heraus, ob Ihre Gäste für das Parken bezahlen müssen... Glücklicherweise ist die Parkgebühr in den meisten Hotels im Preis für den Aufenthalt enthalten. Auf diese Weise vermeiden die Gäste ein unangenehmes Gespräch an der Rezeption und zahlen nicht extra für ein paar Tage Parken vor dem Hotel.

Kommunikation und Zusammenarbeit  Das Hotelpersonal ist für uns da. Sie erfüllt uns jeden Wunsch. Das ist Dienstleistung auf hohem Niveau.

Die Kellner und der Hotelmanager müssen jedoch nicht nur die Gäste bedienen, sondern auch mit dem Konferenzveranstalter zusammenarbeiten. Die beiden Teams sollten einen unsichtbaren Faden der Verständigung haben. Schließlich ist es nicht das erste Mal, dass ein Luxushotel für eine Konferenz solche Veranstaltungen organisiert. So lassen sich mögliche Probleme oder Streitfragen leicht vorhersehen. Hier sind wir richtig.

 

Konferenztechnik

Was habe ich mir konkret vorgestellt? Ein Overheadprojektor und ein Flipchart? Kein Scherz, das ist das wahre Minimum an Ausrüstung. In einem luxuriösen Tagungshotel sind solche Geräte in Hülle und Fülle vorhanden. Nach ihrer Verfügbarkeit zu fragen, ist auf jeden Fall eine Selbstverständlichkeit.

Lassen Sie uns über das erweiterte Ausstattungspaket sprechen, das Sie am Konferenzort vorfinden werden. 

Die Liste der Ausstattung eines jeden Sitzungssaals sollte Folgendes enthalten:

  • stationäre Werbung
  • Zugang zum Internet
  • wlan
  • Möglichkeit der Raumverdunkelung / Zugang zu Tageslicht
  • Bildschirm
  • Projektor
  • TV-/Videogeräte
  • dvd-spieler
  • Mikrofone (einschließlich drahtloser Mikrofone)
  • Diaprojektor
  • Deckenbeleuchtung kann programmiert werden

Vergessen Sie das Packen und Tragen von kiloschwerer Ausrüstung. Das ist Luxus...

 

Professionelles Team

Ein Team für besondere Aufgaben. Bereit für jeden Anruf. Bei der Vorbereitung der KonferenzKümmern Sie sich um die Anzahl der Personen, die die Konferenz betreuen. Wie viele Kellner werden Ihnen zur Verfügung stehen? Dies ist eine wichtige Bestimmung im Vertrag.

In Ihrem Traumteam gibt es noch Leute vom technischen Dienst und solche, die direkt an der Konferenz arbeiten. Wir werden gleich auf den ersten Punkt zurückkommen. Bleiben wir bei den "Unterströmungen", d. h. den Menschen, die auf der Konferenz arbeiten. Sie sind für den reibungslosen Ablauf der Konferenz verantwortlich und überwachen die Dauer der Veranstaltung. Sie arbeiten hinter den Kulissen, ihre Präsenz ist fast unsichtbar.

Nun noch ein paar Worte zum technischen Support. Können Sie sich nicht vorstellen, dass Sie es sind, der kurz vor Beginn der Veranstaltung die Computer anschließt, die Kameras und den Projektor aufstellt?

Um es noch einmal zu sagen: In einem Luxushotel für Konferenzen arbeiten Menschen, Fachleute, die sich an der Organisation von Konferenzen die Zähne ausgebissen haben.  Das Team arbeitet für den Ruf des Hotels, hier gibt es keinen Raum für Fehler.

 

Kaffeepause

Kaffee, Tee und Spritzgebäck. Das sind die beliebtesten Menüs bei Konferenzen. Aber nicht im Falle des Luxushotels, das wir für die Konferenz gewählt haben.

Champagner, ein Glas Wein oder vielleicht ein exotischer Cocktail? Ja, 4 goldene Hotelsterne geben uns diese Möglichkeiten. Warum können wir unsere Gäste nicht mit einem guten Glas Champagner überraschen? Wir sind in einem Luxushotel untergebracht, damit unsere Gäste den hohen Standard schon beim Betreten des Gebäudes spüren. 

 

Kundenfeedback ist wichtig

Wo kann man ein Luxushotel für eine Konferenz finden?

Sie können gute Adressen im Internet finden, es gibt viele Anzeigen, Kommentare in Online-Foren. Eine Fundgrube des Wissens. Als ob das nicht schon genug wäre, gibt es noch die Online-Portale der Branche und die Verzeichnisse der Tagungsorte.

 

Alles muss im Vertrag stehen

Dies ist kein Geheimwissen. Ein Luxushotel ist ein ziemlich teurer Ort für eine Konferenz, daher müssen formale Angelegenheiten sorgfältig gehandhabt werden. 

Wenn Sie mit dem Hotel verhandeln, um die Einzelheiten des Vertrages festzulegen, bitten Sie um einen Mustervertrag und ein vorläufiges Angebot.

Was sollte in den Vertrag aufgenommen werden? Einige werden sie wahrscheinlich als unnötige Details betrachten, aber der Teufel steckt im Detail. Der Name des Zimmers, die Einrichtung, die Anzahl der Kellner, die Kosten für das Parken (natürlich sollten den Gästen keine zusätzlichen Kosten entstehen), das gewählte Menü, diese Punkte sollten aufgeschrieben werden. Ich empfehle Ihnen, sich mit der Verkaufsabteilung eines Luxushotels für Ihre Konferenz in Verbindung zu setzen.

Fragen Sie, bestellen Sie, fragen Sie an, fordern Sie einen Vertragsentwurf, Paketangebote oder eine Kalkulation für die Anmietung von Räumlichkeiten an.

Das professionelle Personal des Hotels wird das Angebot an Ihre Bedürfnisse anpassen, Änderungen vorschlagen und bessere Lösungen vorschlagen. 

Suchen Sie ein Beispiel für ein luxuriöses Konferenzhotel? Überprüfen Sie Angebot des Hotels Magellan. Hier arbeitet das ganze Team für jeden Stern:)