Wie organisiert man eine Veranstaltung? Ein Leitfaden für Veranstaltungsorganisatoren

veranstalter_leitfaden

Konferenzenteambildende MaßnahmenSchulungskurse, Reisen. Der Veranstaltungsleiter hat alle Hände voll zu tun. Die Organisation von Veranstaltungen dieser Art ist eine große Herausforderung für jeden Organisator. Die Veranstaltung muss kreativ und interessant sein, und vor allem muss sie bis zum letzten Knopf geschlossen sein. Eventagenturen und Eventmanager schießen wie Pilze aus dem Boden. Was sollte also eine Person, die für uns Veranstaltungen organisiert, mitbringen? Werfen Sie einen Blick auf unseren kurzen Leitfaden.

Darin finden Sie interessante Tipps:

  • Welche Eigenschaften sollte ein Eventmanager haben?
  • Wo kann man eine Event-Agentur finden?
  • Warum Event-Manager der Top-Beruf von heute ist
  • Bewährte Orte für Veranstaltungen.

 

Die perfekte Veranstaltungsorganisation

Er ist kreativ, überflutet uns mit Ideen und hat eine umfangreiche Kontaktliste. Geschäfts-, Wissenschafts- und Werbeveranstaltungen - er ist ein wahrer Meister in der Organisation solcher Veranstaltungen. Er kennt die Organisation von Veranstaltungen in- und auswendig, arbeitet mit äußerster Präzision und kümmert sich um jedes Detail. So können wir einen Eventmanager kurz beschreiben, mit dessen Arbeit wir voll und ganz zufrieden sein werden. Aber das ist nicht alles....

Was soll's, wenn der Veranstalter, den wir auswählen, voller Ideen für die Veranstaltung ist. Wird er eine Konferenz veranstalten, die unseren kühnsten Vorstellungen entspricht?

Wird er alle Elemente berücksichtigen, die für uns wichtig sind? Oder wird er uns die Vorstellung von einer Disney-ähnlichen Veranstaltung am Meer mit einer Schar von Prominenten und kostenlosen Geschenken für alle aus dem Kopf schlagen?

Ein guter Eventmanager ist ein erfahrener Organisator. Er schöpft aus seiner Erfahrung und der seiner Kunden. Spürt perfekt das Klima Organisation von VeranstaltungenEr weiß, auf welche Elemente er setzen und auf welche Details er verzichten sollte. Die vom Unternehmen eingestellte Person kümmert sich nicht nur um die Organisation von z. B. Schulungen, sondern wirkt auch an der Gestaltung des Unternehmensimages mit. Und das ist eine wirklich große Sache...

Die Organisation von Veranstaltungen basiert auf der richtigen zeitlichen Verteilung der Arbeit. Über die Effizienz der Arbeit wacht unser Mentor, der sich durch seine Stressresistenz auszeichnet und mit der Sanftheit eines Teddybären mit Fehlern und Misserfolgen umgeht. Sicherlich ist er der Einzige, der einen kühlen Kopf bewahrt, wenn die Organisation einer Veranstaltung ins Stocken gerät und es nur noch zwei Stunden bis zum Beginn der Veranstaltung sind. Schließlich ist ein Eventmanager ein großartiger Organisator, weshalb er in Krisensituationen immer einen Plan B parat hat und diesen in Lichtgeschwindigkeit umsetzt, um unsere Veranstaltung zu retten. 

Ein guter Eventmanager ist also?

Sie ist eine Person mit hohen zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Sie ist immer höflich, zuvorkommend und freundlich, aber in Notsituationen kann sie auch mit dem Fuß aufstampfen. Schließlich ist er oder sie dafür da, dass alles wie am Schnürchen läuft. Der ideale Eventmanager ist perfekt im Umgang mit Kunden, Veranstaltungspersonal und Gästen. Er oder sie tauscht eine Rekordzahl von Telefonaten und E-Mails aus und hält zahlreiche Geschäftstreffen ab. Er oder sie stellt schnell Beziehungen her und entschärft Konflikte.

 

Aufgaben des Veranstaltungsorganisators

Die Planung ist der Schlüssel zum Erfolg unserer Veranstaltung. Und ein Eventmanager weiß so wenig über Planung wie jeder andere. Wenn Sie sich für die Dienste eines Unternehmens entscheiden, das Veranstaltungen organisiert, suchen Sie nach einer Agentur mit einer gewissen Erfolgsbilanz und einem guten Ruf. Prüfen wir ihr Portfolio, für welche Unternehmen sie gearbeitet hat und ob sie in der Lage ist, eine Veranstaltung für uns zu organisieren. Das Gleiche gilt für die Dienste eines Eventmanagers. Die meisten von ihnen haben ihre eigenen Websites, auf denen sie mit ihren Projekten prahlen. Diese sind wertvolle Informationsquellen.

Nachdem wir nun eine Agentur und einen Eventmanager ausgewählt haben, ist es an der Zeit, einen Plan und eine Aufgabenliste zu erstellen. Und das ist wirklich beeindruckend. Der Organisator der Veranstaltung kümmert sich im wahrsten Sinne des Wortes um alles, stellt den Aktionsplan, die Kosten und den Ablauf der Veranstaltung zusammen. Dies ist eine wirklich wertvolle Hilfe bei der Organisation von Veranstaltungen, die ja ein wirklich großes Unterfangen sind. Es lohnt sich, jemanden dabei zu haben, der wirklich an alles denkt 🙂 .

HotelKonferenzzentrum, Restaurant, Büro. Welchen Ort sollen wir für unsere Veranstaltung wählen? Entspannen Sie sich... das ist eine Frage für unseren Eventmanager. Er ist es, der den Veranstaltungsort auf unsere Veranstaltung abstimmt, sich um technische Fragen, Räumlichkeiten und Einrichtungen für die Veranstaltung kümmert. Wir wollen Folgendes veranstalten Integrationsreise in die Umgebung von Łódź? Der Eventmanager wird alle Angebote von Hotels und Konferenzzentren in der Stadt sorgfältig prüfen und das beste für uns auswählen.

 

Gästeliste

Kommen wir nun zum nächsten Punkt auf der Aufgabenliste des Eventmanagers. Die Liste der eingeladenen Gäste, Sponsoren und Redner kann für jemanden, der nicht genau weiß, wie man das macht, schwierig sein.

Mit Hilfe eines Veranstalters werden wir nicht nur den Raum während der Veranstaltung mit Menschen füllen, sondern uns auch um unsere Hauptsponsoren kümmern.

Unser unschätzbarer Assistent erstellt nicht nur die Gästeliste, sondern bereitet auch die Einladungen vor, lädt bestimmte Künstler ein und verhandelt mit den Rednern. Wenn es um Gäste geht, wird er wirklich alles tun.

Verpflegung

Das Essen ist einer der wichtigsten Punkte bei einer Veranstaltung. Wir kennen diejenigen, die sich bei der Wahl ihrer Veranstaltung nach einem Catering-Unternehmen richten. Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob das Essen Ihren Gästen schmeckt. Event-Manager kennt alle Catering-Unternehmen, weiß, was die kulinarischen Trends sind, kennt die Bankett- und Veranstaltungsmenüs.

Bei der Organisation einer Veranstaltung können wir uns auf ein externes Unternehmen stützen oder das Menü den Köchen des Hotels, in dem unsere Veranstaltung stattfindet, anvertrauen. Dies ist sehr praktisch, wenn der Ort, an dem wir die Veranstaltung organisieren wollen, über ein funktionierendes Küche und Meisterköche.

Endgültiges Ergebnis

Wir haben schon einmal geschrieben, dass der Organisator unserer Veranstaltung wirklich an alles denkt. Wir haben einen weiteren Beweis dafür. Wenn wir euphorisch das Ende unserer Veranstaltung feiern, wird der Eventmanager nicht nachlassen und unsere Veranstaltung bis zum Ende führen. Was haben wir hier vor?

  • Der Organisator dankt diskret dem gesamten Vorbereitungsteam der Veranstaltung.
  • Er wird Absprachen mit Subunternehmern treffen, mit Gästen hinter den Kulissen sprechen.
  • Es wird wertvolle Recherchen für den Kunden durchführen und Feedback zu unserer Veranstaltung einholen.
  • Darüber hinaus werden die Kontaktdaten aller Gäste erfasst und Werbematerialien verschickt.
  • Geben Sie den Gästen Werbegeschenke mit dem Logo des Unternehmens.

Unser Schutzengel wird an alles denken. Die Organisation von Veranstaltungen bereitet uns schlaflose Nächte, weil wir nicht wissen, wie wir es anstellen sollen. Dies sind Warnzeichen. Um es klar zu sagen: Haben Sie kein Organisationstalent? - Investieren Sie in einen Profi.

Ein Beruf, der en vogue ist

Es ist wahrscheinlich nicht mehr nötig, jemanden davon zu überzeugen, dass Eventmanager ein Spitzenberuf ist. Die Kunden sind nicht mehr nur auf der Suche nach einem Veranstalter von Konferenzen oder Schulungen. Mit Hilfe von Fachleuten wollen sie Hochzeiten, Geburtstage, kleine Feste, Bälle oder Kommunionen organisieren. Wenn Sie die Leidenschaft eines professionellen Organisators in sich tragen, versuchen Sie sich in der Organisation von Veranstaltungen. Dieser Job ist unvorhersehbar, spannend und äußerst kreativ. Langeweile kommt garantiert nicht auf:)

Wenn Sie bereits in der Veranstaltungsbranche tätig sind und einen Ort suchen, an dem Sie Organisation von Konferenzen, Ereignisse, Hochzeitenoder vielleicht Teambildungsreisen. Prüfen Sie die Möglichkeiten Hotel Magellan.

+

Unsere Reaktion auf die COVID-19-Pandemie

Wir wünschen Ihnen einen sicheren Urlaub im Hotel Magellan! Siehe Details