Organizacja konferencji czy wyjazdu służbowego naprawdę nie należy do najłatwiejszych. Jeżeli to na Twoich barkach spoczywa organizacja wydarzeń biznesowych wiesz, jak wiele szczegółów ma wpływ, na zaliczenie tego sprawdzianu. Zanim zaczniesz planować krok po kroku swoje wydarzenia, musisz pamiętać o najważniejszym. O miejscu wydarzenia.
Znalezienie dobrego hotelu na konferencje jest możliwe, jeśli wiesz co, powinien taki hotel mieć. Poznaj 10 zasad dobrego hotelu na konferencję lub wyjazd służbowy.
Spis treści:
Dobre hotele na konferencje naprawdę istnieją
Cel wyjazdu służbowego oraz charakter konferencji, to czynniki determinujące miejsce konferencji. To ma być duża konferencja biznesowa?
Wybierz hotel nad jeziorem, na uboczu, w górach. Niech Twoi goście nie męczą się w miejskich korkach i hałasie miasta. Hotel położony w malowniczym miejscu zaskoczy uczestników konferencji i pozwoli im na swobodny i spokojny udział w wydarzeniu. Zastanawiasz się pewnie, dlaczego proponujemy na konferencje hotel, a nie salę szkoleniową w mieście? To żadna tajemnica.
Hotel zwyczajnie może zaoferować Ci więcej.
Nocleg, posiłki, nowoczesne sale konferencyjne, spa. To wszystko ma hotel, a konferencja organizowana w hotelu staje się dzięki tej lokalizacji, prestiżowym wydarzeniem.
Poznaj 10 zasad hotelu na konferencję
Moglibyśmy wymienić ich zdecydowanie więcej. Skupiliśmy jednak na podstawowych zasadach dobrego hotelu. Przeglądając oferty ośrodków, koniecznie miej je na uwadze. To pewność, że wspólnie z hotelem stworzycie udaną konferencję. To pewność, że nic w trakcie wydarzenia Cię nie zaskoczy, bo dobry hotel ręczy za to swoją głową;) Przecież każdy organizator konferencji potrzebuje takiej pewności.
Dobre hotele na konferencje dają Ci taką gwarancję. Dlaczego?
Na przestrzeni lat branża hotelarska mocno się rozwinęła w kierunku wydarzeń biznesowych: konferencji, imprez integracyjnych, wyjazdów służbowych.
Zespół hotelowy to prawdziwi konferencyjni eksperci. Wiedzą wszystko o salach konferencyjnych i obiektach konferencyjnych. Zaspokoją wymagania każdego biznesowego klienta. Czas na najważniejsze.
Przed Tobą 10 zasad dobrego hotelu na konferencję lub wyjazd służbowy.
1. Miejsce
Nad jeziorem, nad morzem, w górach, w lesie, z dala od miasta. Zobacz, ile jest możliwości.
Naprawdę wszędzie tam znajdziesz dobry hotel, w całej Polsce. Lokalizacja ośrodka ma naprawdę ogromne znaczenie. Nie chcesz przecież, żeby Twoi goście błądzili po wiejskich terenach, a co gorsza tracili czas w gigantycznych korkach. Znajdź miejsce konferencyjne, w którym jeszcze nie byli. Wycieczka do takiego miejsca to nie lada przygoda.
Wybór luksusowego hotelu w ciekawym miejscu podnosi prestiż Twojej konferencji.
2. Basen i SPA
Czy może być coś lepszego niż przyjemny czekoladowy masaż po stresującej konferencji?
Dobry hotel na konferencje powinien mieć Instytut SPA & Wellness oraz kompleks basenowy. Możliwość skorzystania z dobrodziejstw tych miejsc doceni każdy gość hotelu. Dodajmy, że nocując w hotelu, możemy bez limitu korzystać z basenu, sauny czy jacuzzi. Dla gości konferencji możesz wykupić konkretny pakiet zabiegów w SPA.
Co więcej, voucher do SPA możesz wręczyć gościom VIP lub rozdać takie zaproszenie w konferencyjnym konkursie. Co może znaleźć się w takim pakiecie do SPA? Proponujemy lazurową kąpiel, masaż polinezyjski oraz seans w saunie parowej z aromaterapią. Dla damskiej części gości, proponujemy bankietowy zabieg odświeżająco – nawilżający na twarz oraz parafinowy zabieg na dłonie i stopy.
Byłeś kiedyś na konferencji połączonej z relaksem w SPA? Pomyśl tylko o uczestnikach wydarzenia. Pozytywny feedback gwarantowany.
3. Team od zadań specjalnych
To zespół od zadań specjalnych, prawdziwy dream team. Działają niemal niezauważalnie.
Pracują przy organizacji, rozwiązują problemy, czuwają nad przebiegiem wydarzenia. Dlaczego ten punkt znalazł się na naszej liście?
Dobry hotel na konferencje ma dedykowany biznesowi zespół specjalistów. To właśnie z nimi ustalasz szczegóły konferencji. To na tych ludzi możesz liczyć przy realizacji wydarzenia. Kto jak nie oni, wiedzą wszystko o konferencjach? Korzystaj z doświadczenia i pomocy tego zespołu.
Profesjonalny team od organizacji konferencji w znaczącym stopniu odciąży Cię od obowiązków gospodarza wydarzenia.
4. Klub, park linowy, grill bar
To prawda, że do hotelu na konferencje jedziemy po to, żeby wziąć udział w konferencji. Zgadzamy się. Jednak co w sytuacji, kiedy Twoje wydarzenie trwa kilka dni i goście nie będą mieli co robić po zakończeniu danego panelu? Przecież nie wrócą do domu. Zaprosiłeś gości do hotelu, bez problemu wypełnisz im czas w przerwach. O jakich atrakcjach mowa?
Pierwszego dnia, na zakończenie konferencji możesz zorganizować ognisko lub imprezę w hotelowym klubie. Wieczorna zabawa przyda się każdemu, po męczącym dniu. To dobry moment, żeby swobodnie porozmawiać, nawiązać nowe znajomości i kontakty. Wykorzystaj ten czas.
5. Sala konferencyjna z wifi i klimatyzacją
Dobry hotel na konferencje ma nie jedną, a kilka sal konferencyjnych. Sale wyposażone są w klimatyzację, rzutnik, sprzęt audio i video. To dzisiaj prawdziwe podstawy.
Nie ma mowy o wynajęciu sali, w której nie działają mikrofony lub są zniszczone krzesła. Dlaczego sala konferencyjna jest taka ważna? To pierwsze pomieszczenie, do którego wejdą Twoi goście. To pomieszczenie filarowe. To tutaj przez najbliższe godziny przebywać będą zainteresowani konferencją.
Sala konferencyjna musi wyglądać i funkcjonować bez zarzutu. Jest jeszcze jedna kwestia, o którą warto zapytać przy rezerwacji terminu. Koniecznie zapytał dział zajmujący się konferencjami, czy w Twoim terminie odbywają się inne imprezy okolicznościowe.
Jeżeli sala konferencyjna położona jest z dala od sali bankietowej to pewność, że nic nie zakłóci przebiegu Twojego wydarzeniu.
Wybierając dobry hotel, możesz spodziewać się takich standardów obsługi Hotel żyje swoim rytmem i w jednym czasie w budynku odbywa się kilka imprez. Nikt sobie nie przeszkadza, goście nie stoją w kolejkach do toalety.
Taki komfort jest w cenie, dlatego masz prawo tego wymagać od dobrego hotelu na konferencje lub wyjazdy służbowe.
6. Posiłki i nocleg
To w sumie najważniejszy powód, dla którego przekonujemy Cię, że hotel to doskonałe miejsce na konferencję.
Na mapie hotelu masz wszystkie najważniejsze miejsca: pokoje, restaurację, parking, sale konferencyjne. Logistyka po takim obiekcie jest naprawdę łatwa. Nie ma mowy o kursowaniu samochodem między salą konferencyjną a miejscem noclegu. Po przyjeździe na konferencję Twoi goście rejestrują swój udział, w recepcji otrzymują klucz do pokoju. W wyznaczonym czasie udają się na przerwę kawową i przerwę obiadową. Resztę posiłków mogą zjeść w hotelowej restauracji.
Jako organizator jedynie czuwasz nad przebiegiem konferencji.
Nie musisz zamawiać firmy cateringowej, ustalać miliona szczegółów. Organizując konferencję w hotelu, ustalasz jedynie godzinę posiłków oraz menu. Proste, prawda? Dodatkowo nie zginiesz w gąszczu faktur i umów. Ponieważ za wszystkie usługi zapłacisz w jednym miejscu.
7. Doświadczenie to podstawa
Wszyscy kupujemy oczami, ale nie dajmy się zwieść pięknym hotelarskim wnętrzom.
Ekipa bez doświadczenia w organizacji konferencji, na nic będzie nam potrzebna.
Informacje o ilości organizowanych eventów bez problemu znajdziesz na stronie internetowej hotelu. Przed rezerwacją terminu, warto również spojrzeć na recenzje i oceny byłych klientów. Brak rekomendacji i jakichkolwiek ocen to sygnały, na które powinieneś zwrócić uwagę. Wybieraj znane i doświadczone zespoły hotelarskie, szukaj polecanych hoteli konferencyjnych.
8. Obsługa kelnerska zna języki obce
Jesteś fundatorem konferencji, zaprosiłeś mnóstwo ważnych gości w tym gości anglojęzycznych. Jesteś świadkiem rozmowy kelnera i uczestnika konferencji, jest dosyć niezgrabna rozmowa, kelner plącze się w wyjaśnieniach. Co tu ukrywać chłopak nie zna angielskiego i.. sytuacja szybko staje się nerwowa…ta rozmowa musi się skończyć katastrofą.
Znajomość języków obcych to dzisiaj podstawa i obowiązuje wszystkich pracujących w usługach. Obsługa kelnerska powinna znać, chociaż język angielski na poziomie komunikatywnym. Zagwarantuje to komfort i swobodę gości. Im hotel bardziej prestiżowy, tym wymagania wobec kadry większe.
W 2017 roku hotele wymagały do kandydatów na stanowisko kelnera, znajomości co najmniej dwóch języków obcych: angielskiego oraz niemieckiego. Takie wymagania nie powinny nikogo dziwić. Polska stała się atrakcyjna miejscem dla turystów z zagranicy, ale również dla międzynarodowych firm, które swoje oddziały mają właśnie tutaj.
9. Wybór sali konferencyjnej
Przecież każdy lubi mieć wybór. Mamy spory wybór wśród hoteli konferencyjnych, chcemy też wybierać spośród sal konferencyjnych.
Dobry hotel na konferencje oferuje nie jedną, a kilka sal konferencyjnych i szkoleniowych. Z reguły ten wybór związany jest z ilością uczestników. Wyobraź sobie sytuację, w której znalazłeś fajny hotel, termin na konferencję wolny, ale sala konferencyjna pomieści jedynie 70 osób. Co wtedy? Kolejne poszukiwania miejsca na konferencję, ustalanie nowego terminu. Przecież nikt nie ma na to ochoty ani tym bardziej czasu.
Dobry hotel to możliwości i to nie tylko w przypadku sali konferencyjnej. Powinieneś mieć możliwość wyboru odpowiedniej sali, nagłośnienia, menu przerwy kawowej, menu obiadowego, atrakcji dla gości.
10. Oferta spersonalizowana
Sklepy oferują spersonalizowaną biżuterię. Salony kosmetyczne oferują spersonalizowane zabiegi pielęgnacyjne. Firmy odzieżowe szyją na miarę kreacje godne największych domów mody.
Świat dąży ku personalizacji i nie inaczej jest w przypadku branży hotelarskiej. W głowach organizatorów powstają pomysły, kreacje i wyobrażenia o tym wydarzeniu. Skoro może być, tak jak chcesz, to czemu z tego nie korzystać? Tak, trzeba to przyznać, rezerwacja sali konferencyjnej przypomina trochę rezerwację sali weselnej. W końcu o tyle szczegółów trzeba zadbać. Wybór krzeseł, oświetlenia, dekoracji.
Wesela tworzymy z myślą o pragnieniach młodych, konferencje tworzymy w oparciu o potrzeby uczestników. To również wydarzenia, które mają zapadać w pamięć, zachwycać gości.
Skoro masz doświadczenie jako organizator, wiesz jak Twoja konferencja ma wyglądać, uwzględnij swoje uwagi przy rozmowie z zespołem hotelu. Taką spersonalizowaną ofertę konferencyjną przygotujesz wspólnie z zespołem Hotelu Magellan.
Ośrodek posiada wieloletnie doświadczanie w organizacji konferencji, wykorzystaj ich wiedzę i doświadczenie. Poznaj proste kroki w organizacji perfekcyjnego eventu.
