Biznes jest dziedziną, w której nie da się działać w pojedynkę. Nawet jeśli nie zatrudniasz pracowników – potrzebujesz klientów i kontrahentów. Dlatego spotkania z nimi są nie do uniknięcia, a od ich przebiegu wiele w twoim biznesie zależy. Stąd – dobrze wiedzieć, na co zwrócić uwagę, aby jak najwięcej osób dowiedziało się o prowadzonej przez ciebie firmie i by poznało ją od jak najlepszej strony.
1. Spotkanie biznesowe musi mieć swój cel
Choć wydaje się to oczywiste – w praktyce nie zawsze tak się dzieje. Kiedy wybieramy się lub organizujemy spotkanie biznesowe – powinniśmy jasno określić jego cel: co chcemy osiągnąć, po co się spotykamy, jaki ma ono przynieść efekt. Ważne jest, by wszyscy uczestnicy spotkania mieli tego świadomość. Taki plan pozwoli nam na podejmowanie działań i kroków precyzyjnie zmierzających do celu. Będziemy też mieli możliwość monitorowania, czy spotkanie przebiega zgodnie z przyjętymi założeniami, czy też schodzi na „boczne tory”.
Wbrew pozorom – spotkania biznesowe nie powinny trwać długo (choć nie raz się to zdarza). Przyjmuje się, że optymalny czas to 20 minut! Tymczasem pewnie nie raz uczestniczyliśmy w o wiele dłuższych. Zwykle tracimy cenny czas, gdy brakuje nam jasno wytyczonego celu i planu, w jaki sposób ten cel osiągnąć. Stąd – spotkanie „rozchodzi się w szwach”. Bardzo pomocne jest określenie czasu spotkania, zanim się ono rozpocznie – wtedy łatwiej będzie narzucić dyscyplinę jego uczestnikom.
2. Kogo zaprosić na spotkanie biznesowe
Aby przebiegało ono sprawnie i precyzyjnie zmierzało do wytyczonego celu – istotne jest, aby zaprosić na nie ludzi bezpośrednio związanych z tematem, które mogą coś istotnego do niego wnieść. A zatem – nie jest wskazane, by zapraszać cały zespół czy inne osoby „towarzyszące”. Pozwoli to uniknąć chaosu i dezorientacji. Należy zadbać o to, by wypowiedzi osób obecnych były ściśle związane z tematem i od niego nie odbiegały. Oczywiście – czasem można pozwolić sobie na dygresje, ale o tyle, o ile nie rozbiją one przebiegu spotkania.
3. Godzina spotkania biznesowego
Zaleca się, aby spotkania biznesowe ustalać w pobliżu pory posiłku lub końca pracy – to skłania jego uczestników do zachowania dyscypliny czasowej i koncentracji na priorytetach, zwłaszcza jeśli czeka ich atrakcyjny posiłek na zakończenie. Wskazane jest również, by pilnować punktualności, nawet jeśli inni tego nie robią – spotkanie należy rozpocząć o wyznaczonej porze, także w sytuacji, gdy ktoś na nie nie dotarł na czas. Takie postępowanie nauczy te osoby punktualności na przyszłość oraz wskaże na niestosowność spóźniania się.
4. Pytania podczas spotkania biznesowego
Dość częstym błędem podczas spotkań firmowych jest stwarzanie możliwości zadawania pytań na ich zakończenie. Zwykle to niepotrzebnie wydłuża czas ich trwania. Warto zaplanować spotkanie w taki sposób, by zebrani mieli możliwość zadawania pytań w trakcie, gdy poruszamy kolejne kwestie. Pozwala to również porządkować spotkanie i uniknąć chaosu oraz płynnie przechodzić do kolejnego zagadnienia.
5. Bądź przygotowany
Spotkanie biznesowe to nie spotkanie towarzyskie, dlatego nie można w nim uczestniczyć „na spontan”. Należy się na nie dobrze przygotować i przewidzieć nieplanowane sytuacje i pytania, aby nie dać się zaskoczyć. Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również ma wpływ na nasz wizerunek. Jeśli staniemy przed pytaniem, na które nie będziemy potrafili odpowiedzieć, zapomnimy o czymś lub nie będziemy mieli jasno określonego celu – może to zostać odczytane jako brak kompetencji i solidności, i z pewnością nikogo nie zachęci do dalszej współpracy.
6. Dobra atmosfera nie jest zła
Choć spotkanie biznesowe to poważna sprawa, atmosfera na nim panująca nie może być zbyt sztywna. Warto zadbać o przyjazną, nieformalną atmosferę, by jego uczestnicy mogli poczuć się swobodnie. Nadmierny stres i napięcie nie są dobrymi środkami prowadzącymi do celu. Każda z obecnych na spotkaniu biznesowym osób powinna mieć możliwość swobodnego wypowiedzenia się, bez przymusu i nacisku. Stąd ważna jest też umiejętność aktywnego słuchania oraz szacunku do osób, które się wypowiadają i nie dawanie im publicznie do zrozumienia, że ich pomysły nie są trafione czy odpowiednio dopracowane. Nawet jeśli z kimś się nie zgadzamy, czy nie jesteśmy skłonni przystać na składaną nam propozycję – nie powinniśmy podczas spotkania biznesowego wszczynać kłótni czy manifestować wrogości.
7. Emocje i krytyka – wszystko z umiarem
Przyjazna atmosfera nie oznacza, że nie możemy sobie pozwolić na krytykę czy okazanie emocji podczas spotkania biznesowego. Jednak – nie powinniśmy tracić opanowania i przekraczać pewnych granic. Warto wiedzieć, że jeśli chcemy wyrazić naszą dezaprobatę, powinniśmy wyrażać ją względem pomysłu czy projektu, a nie osoby. Jeśli wyrażamy np. niezadowolenie – warto konkretnie nazwać czego ono dotyczy, ale nie posuwać się do manipulacji (np. wpędzania kogoś w poczucie winy czy poniżania). Nie należy również podczas spotkań biznesowych walczyć o przewagę czy władzę, ani też próbować na nich dominować. Ważne jest, by uczestnikom spotkania biznesowego pozwolić odczuć, że są oni jego równoprawnymi uczestnikami. Nigdy nie wiemy, kiedy, z kim i w jakiej sytuacji się jeszcze spotkamy – dlatego, niezależnie od naszych emocji, dobrze jest pozostawić po sobie dobre wrażenie.
8. Konkretne działanie
Zarówno przebieg spotkania biznesowego, jak i jego efekt powinien być konkretny. Warto pamiętać, że spotkania tego typu służą zmianie na lepsze i do tego powinniśmy dążyć. Dlatego improwizowanie czy abstrakcyjne podejście do tematu pozwoli nam wprawdzie wypełnić czas, ale niczego nie zmieni. Stąd ważne jest badanie, czy rzeczywiście spotkanie biznesowe, w którym uczestniczymy, służy innowacyjności i postępowi, czy raczej jest „biciem piany”, które z pewnością nikomu nie wychodzi na dobre.
9. Miejsce, gdzie toczą się rozmowy
Z pewnością bardzo istotne jest miejsce, gdzie spotkania biznesowe są prowadzone. Spełnia ono wiele funkcji, ale przede wszystkim stanowi naszą wizytówkę. Goście czy rozmówcy z pewnością zwrócą uwagę, gdzie zostali zaproszeni i będą nas z tym miejscem utożsamiać. Kolejną sprawą jest dostosowanie miejsca do charakteru rozmowy. Jeśli chcemy przeprowadzić znaczącą rozmowę w gronie profesjonalistów – nie możemy zaproponować im przypadkowego miejsca „na zapleczu”. Ważne jest, aby sala do rozmów była dobrze wyposażona w potrzebny sprzęt, wygodna i komfortowa. Jeśli nie dysponujemy taką salą w naszej firmie – warto poszukać odpowiedniego miejsca na zewnątrz. Ta inwestycja na pewno nam się opłaci – im lepsze wrażenie po sobie pozostawimy, tym większą możemy mieć pewność, że nasi rozmówcy o nas szybko nie zapomną.
Zachęcamy także do przeczytania artykułu: “Na co zwrócić uwagę przy wynajmie sali konferencyjnej?”
