Potencjał konferencji branżowych
Zapewne nikogo nie potrzeba nadmiernie przekonywać, że szkolenia i konferencje organizowane są po to, by przynieść firmie wymierne korzyści. Wprawdzie nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć, jaki efekt uzyskamy, ale dobrze podjąć odpowiednie kroki, aby był on jak najlepszy.
Najważniejsze punkty przy organizacji konferencji.
Najistotniejsze jest jasne określenie celu, który chcemy osiągnąć oraz dobranie odpowiednich środków, by tak się stało. Z pewnością najlepszym owocem organizowanego przez nas eventu będzie pozostawienie po sobie dobrego wrażenia i nawiązanie trwałego kontaktu z zaproszonymi gośćmi. Im więcej osób zawita na organizowanym przez nas evencie – tym lepiej. Każdy gość to dla nas potencjalny kontrahent, współpracownik, klient lub osoba, która przekaże informacje o prowadzonej przez nas działalności (i im bardziej pozytywne będą to informacje – tym lepiej dla nas). Dlatego warto zadbać o dobrą frekwencję, a ta związana jest nie tylko z ilością przygotowanych miejsc dla gości, ale też i z tym, czy zaproszone osoby zechcą do nas przyjechać – stąd warto dołożyć wszelkich starań, by ich liczba była jak największa. Jak to zrobić? Dobrze zadbać o kilka ważnych detali.
Na początek lokalizacja
Jeżeli zapraszamy gości z różnych miast lub nawet państw – z pewnością najpierw zwrócą oni uwagę na lokalizację. Dlatego warto wybrać miejsce, które łatwo odnaleźć na mapie i bez problemu do niego dojechać. W takich sytuacjach dobrze zdecydować się na organizację konferencji w centrum Polski z uwagi na to, że komunikacja jest tam najdogodniejsza, a do miast takich jak Warszawa czy Łódź najłatwiej trafić. Z pewnością dla zaproszonych będzie miało znaczenie, że zapraszamy ich na konferencję w Centrum Polski a nie na jej obrzeżach.
Centrum Polski to świetne miejsce na organizację konferencji branżowych
Z pewnością najlepszą wizytówką naszej firmy i zachętą dla zaproszonych gości, by przyjechać na organizowany przez nas event, jest miejsce, w którym go urządzimy. Im będzie ono atrakcyjniejsze – tym lepiej dla nas. Dobra rada: świetnego miejsca na tego typu imprezy dobrze poszukać w malowniczym zakątku w pobliżu dużego miasta. Coraz częściej słyszy się o konferencjach w centrum Polski nad Zalewem Sulejowskim (konferencje | centrum Polski). Dlaczego warto je organizować w tych regionach? Ponieważ poza atrakcyjnymi i profesjonalnie wyposażonymi salami konferencyjnymi zapewniają one szereg innych atrakcji – piękne krajobrazy, ciszę, możliwość aktywności na świeżym powietrzu oraz uprawiania sportów wodnych. Coraz bardziej popularne stają się także ośrodki konferencyjne, które oferują usługi instytutów SPA & Wellness oraz usługi gastronomiczne na najwyższym poziomie.
Podczas konferencji branżowych nawiązuj relacje i zbieraj kontakty
Aby konferencja przyniosła oczekiwany rezultat, powinniśmy mieć świadomość, że każdy nawiązany kontakt ma znaczenie i może zaowocować w przyszłości. Dlatego nie wystarczy jedynie zaprosić gości i zachęcić ich do przyjazdu, ale również potrzeba nawiązać z nimi pozytywny kontakt. Jednym ze sposobów na to jest wręczanie wizytówek. Oczywiście – powinny być one wizualnie atrakcyjne i wydrukowane na papierze dobrej jakości. Wizytówki możemy wręczać osobiście lub dołączać je do materiałów szkoleniowych i reklamowych (również atrakcyjnych). Jednak – kontakt osobisty ma ogromne znaczenie. Jeśli uda nam się nawiązać przyjazny kontakt z zaproszonymi gośćmi – z pewnością nie zapomną o nas szybko i będą bardziej skłonni skorzystać z wręczonej im wizytówki. Dlatego – nie straćmy żadnej okazji, by nawiązywać kontakt osobisty, chociażby przez podanie ręki. Zadawajmy też pytania o samopoczucie i opinie o organizowanym przez nas evencie. To sprawi, że goście poczują się zauważeni i docenieni. Nawet najlepiej powiedziana konferencja nie zastąpi osobistego kontaktu.
Stwórz grupę na Facebooku
Aby nawiązać i podtrzymać kontakt z naszymi gośćmi – warto założyć grupę na portalu Facebook i zaprosić ich do przynależności do niej. To nie tylko pozwoli na wymianę informacji i zadawanie pytań przed organizowanym przez nas wydarzeniem, ale również podtrzymywać kontakt po jego zakończeniu, co może okazać się niezwykle cenne. Pamiętajmy przy tym o autoprezentacji – zadbajmy by przemycić w postach jak najwięcej informacji o prowadzonej przez nas działalności, linków do naszych stron internetowych czy zdjęć naszych produktów. Po zakończeniu konferencji nie zapomnijmy także o zamieszczeniu zdjęć z konferencji – gościom z pewnością będzie miło je obejrzeć.
Jedną z form pozytywnego nawiązywania kontaktu z zaproszonymi gośćmi jest też zaproszenie ich do udziału w różnego rodzaju ankietach (obecnie można stworzyć je też na portalu Facebook). Możemy prosić ich o pomoc w podejmowaniu decyzji lub też o ocenę i opinie. Dzięki temu poczują oni, że liczymy się z ich zdaniem.
Komfort podczas spotkań nieformalnych
Zadbajmy, by podczas organizowanej przez nas konferencji miały miejsce nieformalne spotkania – w trakcie posiłków, przerw czy też imprez towarzyszących. Znacznie łatwiej jest bowiem o rozmowę, gdy nie czujemy się spięci i zestresowani. Dlatego warto wykorzystać np. saunę czy SPA, by zapewnić gościom potrzebny relaks i dobre samopoczucie (warto sprawdzić konferencje | centrum Polski | instytut SPA & Wellness). Wówczas nasze rozmowy przebiegać będą w zdecydowanie lepszej atmosferze, a my pozostawimy po sobie dobre wspomnienia. Podobne znaczenie mają również wspólnie spożywane posiłki (zwłaszcza jeśli są dobrej jakości). Dlatego poszukajmy ośrodka konferencyjnego, który dysponuje restauracją na najwyższym poziomie. Poniesiony z tego tytułu koszt z pewnością szybko się zwróci.
