Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Sądzisz, że na organizacji imprez znasz się jak mało kto?
Konferencja czy wyjazd firmowy to wydarzenia z zupełnie innej kategorii. Ich organizacja mocno różni się od organizacji przyjęcia urodzinowego, chrzcin córki czy imprezy firmowej w biurze. Podejrzewam, że skoro tutaj trafiłeś/ trafiłaś, stoisz przed wyzwaniem jakim jest zorganizowanie konferencji lub wyjazdu firmowego.
W tym artykule poznasz podstawowe formalności związane z organizacją konferencji.
- Lokalizacja – hotel biznesowy na konferencję
- Budżet to podstawa
- Goście, goście, goście
- Zamknięcie konferencji
Wyjazd firmowy, szkolenie, konferencja czyli trudne zadania do wykonania
Organizacja wydarzeń ze świata biznesu nie należy do najłatwiejszych zadań, nie jest również zadaniem dla każdego. Może inaczej. To nie tyle trudne co po prostu dosyć złożone zadanie. To niezbyt zrozumiałe dla Ciebie? Ok… już wyjaśniam.
Organizator konferencji nie może być osobą z przypadku, wybraną przez szefa, bo ta akurat ta osoba ma mało pracy. Bo nikt inny nie ma do tego tzw. smykałki, więc szef wybiera swojego ulubieńca, bo ufa, że wyjazd firmowy, który zorganizuje będzie strzałem w dziesiątkę. Tego zadania nie można powierzyć przypadkowej osobie. Jeżeli najważniejsze osoby w firmie zadecydują, że wśród pracowników wybierzecie „specjalistę” od konferencji, musicie wiedzieć kogo szukać;)
To nie super bohater, to skrupulatna, dokładna osoba ze zdolnością do przewidywania. Na pewno macie kogoś takiego w zespole. Skoro mamy już naszego operatora konferencji, który zaplanuje cały wyjazd firmowy. Czas by wykorzystał swoją wszechstronną wiedzę i uwzględnił kilka ważnych punktów związanych z formalnościami.
Zacznij od podstawowych formalności
Kto z nas lubi papierkową robotę i formalności? Jasne, że nikt. To mało przyjemny obowiązek, jednak konieczny przy organizacji eventów. Jednak w tym przypadku, aby ułatwić nam zadanie warto podzielić formalności na te, z którymi trzeba się uporać przed konferencję oraz na te, którymi zajmiemy się po wydarzeniu. Zacznijmy od spraw, które trzeba załatwić przed konferencją, nawet kilka miesięcy przed. Zostańcie z nami i sprawdźcie od czego zacząć.
Lokalizacja – hotel biznesowy na konferencję
Organizujemy biznesowy wyjazd firmowy, branżową konferencję… i szukamy odpowiedniego miejsca. Rezerwacji sali nie zostawiajmy na ostatnią chwilę, w sezonie wiosenno – letnim, firmy organizują mnóstwo wydarzeń. Dlatego właśnie trzeba się spieszyć, wybrać najlepszy hotel biznesowy na konferencję i koniecznie zarezerwować termin. Wybierając ośrodek, kierujmy się oczywiście liczbą uczestników oraz wyposażeniem sal konferencyjnych.
Więcej na ten temat przeczytacie w artykule o wyposażeniu luksusowego hotelu na konferencję.
Rezerwując termin w wybranym przez nas hotelu biznesowym na konferencję, upewnijcie się, że ośrodek:
- posiada salę konferencyjną odpowiednią do liczby naszych uczestników
- będzie w stanie zapewnić nocleg wszystkim gościom
- posiada zaplecze gastronomiczne
To w sumie najważniejsze kwestie przy rezerwacji hotelu dla naszego eventu. Jeżeli szukacie hotelu na 3 gwiazdki, sprawdźcie ofertę Centrum Konferencyjnego Hotelu Magellan. Wspólnie z obsługą ośrodka zorganizujesz udany wyjazd firmowy.
Budżet
Budżetu i harmonogramu trzeba pilnować. Bo jest najważniejszy i w sumie wszystko zależy od budżetu. To prawda. Święte słowa. Już na etapie planowania wydarzenia trzeba wiedzieć jakim funduszem dysponujemy oraz ile będzie trwał (dni/dni z noclegiem) nasz event. Właśnie od budżetu zależy to czy wszyscy goście spędzą noc w hotelu oraz jakie posiłki będziemy zamawiać.
Od budżetu zależy również to na jaki hotel biznesowy na konferencję możemy sobie pozwolić.
Tak samo jest w przypadku wyjazdu firmowego dla pracowników. W budżecie musicie określić w jakim ośrodku odbędzie się event oraz na jakie atrakcje dla zespołu będziecie mogli sobie pozwolić.
Zaproszenia oraz sponsorzy
Nie ma znaczenia na jakie zaproszenia się zdecydujecie. Papierowe, spersonalizowane, ręcznie wypisane, zapakowane w kopertę, czy zaproszenie w formie mailingu. Treść oraz formę takiego zaproszenia trzeba stworzyć dużo… dużo wcześniej. Przygotowując budżet musicie wiedzieć ilu gości specjalnych chcecie zaprosić. Jeśli chodzi o uczestników wydarzenia, wystarczą materiały reklamujące wydarzenie oraz newsletter. Przygotowując taki newsletter, czy materiały promujące firmę warto pomyśleć o sponsorach naszego wyjazdu firmowego czy konferencji. Skoro mamy fundatorów wydarzenia i udało nam się pozyskać patronaty medialne dla konferencji, warto się tym pochwalić 🙂 W jaki sposób można to zrobić? Na materiałach promujących wydarzenie, np. w formie logotypów, lub krótkiej notki.
Video, foto i materiały reklamowe
Jeżeli zależy Wam na rejestracji wydarzenia, chcecie mieć pamiątkowe zdjęcia, albo relację live w mediach społecznościowych. Pomyślcie o fachowcu od video i zdjęć. Zatrudniając taką osobę, określcie w umowie jakiego rodzaju zdjęć i nagrań video oczekujecie. Określcie termin oddania wszystkich materiałów oraz zakres prac podczas wyjazdu firmowego. Takie materiały fotograficzne mogą znaleźć się również w pakiecie pokonferencyjnym dla uczestników. Materiały video, fotografie, które będziecie publikować w mediach społecznościowych to świetny materiał reklamowy. Być może Wasz hotel biznesowy na konferencję, będzie zainteresowany publikacją takiego filmu. Wymiana materiałów to idealny przykład promocji wzajemnej.
Gadżety reklamowe i materiały biurowe
Żadna konferencja nie obejdzie się bez gadżetów reklamowych. Organizując więc konferencję, warto umieścić w kosztorysie punkt dotyczący kupna gadżetów dla uczestników konferencji. Organizujecie wyjazd firmowy dla pracowników ze szkoleniem? Na imprezie będzie mnóstwo gier integrujących zespół? Z pewnością potrzebne będą materiały biurowe. Ich zakup również uwzględnijcie w budżecie wydarzenia. Drobnostki w postaci gadżetów reklamowych ( obowiązkowo z logotypem naszej firmy) ucieszą każdego, a może nawet okażą się nawet potrzebnym przyborem biurowym.
Umowa z firmą cateringową
Hotel biznesowy na konferencją to ośrodek z odpowiednią rangą. Raczej w każdym takim miejscu jest odpowiednie zaplecze gastronomiczne. Jeżeli jednak z różnych powodów, Wasz hotel nie może zaproponować Wam posiłków, trzeba pomyśleć o firmie cateringowej. W tym przypadku potrzebna będzie umowa, w końcu firma cateringowa jest naszym podwykonawcą. W warunkach wskażcie godziny w jakich firma cateringowa ma się pojawić w hotelu, określcie dokładnie menu oraz formę zapłaty. Upewnijcie się, najlepiej pisemnie na umowie, że nie zabraknie jedzenia ani picia w trakcie konferencji, a nad cateringiem czuwać będą profesjonalni kelnerzy.
Po konferencji
W przypadku konferencji, jako organizatorzy powinniście zadbać o publikacje prelegentów. Jeżeli organizujecie wydarzenie cykliczne, pomyślcie o małej publikacji dołączanej do materiałów reklamujących wydarzenie. Po pomyślnym zakończeniu wydarzeniu warto w wiadomości mailowej zwrotnej podziękować uczestnikom za udział w konferencji. W takiej wiadomości można przesłać krótkie podsumowanie wydarzenia wraz z krótką relacją fotograficzną ( jeśli już będziemy ją mieli).
Wszystkie elementy zakończenia konferencji robią dobre ostatnie wrażenie. W końcu to do nich właśnie będzie będziemy wysyłać kolejne zaproszenia na nasze eventy. Baza takich kontaktów jest cenna dla każdego organizatora konferencji.
