Jak zapewne wielu z nas wie – organizacja konferencji, szkoleń i innego rodzaju eventów nie jest przedsięwzięciem, które można podejmować pochopnie. Wydarzenie, jakim jest np. konferencja, nie przechodzi bez echa. To co się wydarzy w jej w trakcie, ma długofalowy wpływ na wizerunek firmy (marki), dalszą współpracę z kontrahentami, sprzedaż produktów, a nawet wysokość zapłaconego przez nas podatku. Dlatego dobrze się przygotować i wybrać odpowiednie miejsce, spełniające szereg wymagań. W tym artykule podpowiemy na co zwrócić uwagę przy wynajmie sali konferencyjnej.
Wynajem sali konferencyjnej – poziom organizacji wizytówką naszej firmy
To, co zastaną podczas konferencji czy eventu zaproszeni goście, stanowi naszą wizytówkę i długo będzie kojarzyło się im z prowadzoną przez nas firmą. Dlatego wszelkie działania związane z organizacją tego typu wydarzeń muszą być skrupulatnie zaplanowane i przemyślane. Ważna jest również umiejętność przewidywania nieoczekiwanych sytuacji i zabezpieczania się na ich wypadek, aby w jak największym stopniu uniknąć „wpadek” i związanego z nimi zakłopotania.
Wybór sali konferencyjnej
Z pewnością fundamentalną sprawą przy organizowaniu konferencji i wydarzeń tego typu jest decyzja o wynajęciu sali konferencyjnej. Nie jest to wcale wybór prosty. Nie tylko z uwagi na szeroką ofertę, ale również pod względem odpowiedzi na pytanie, jakie parametry wziąć pod uwagę, by uznać, że wybrana przez nas sala konferencyjna jest rzeczywiście optymalna? Aby móc podjąć dobrą decyzję, najpierw dobrze się zastanowić, jakie są nasze potrzeby, czego konkretnie oczekujemy od sali konferencyjnej, którą chcemy wynająć. Oraz – co z pewnością nie jest bez znaczenia – jakie mamy na to fundusze.
Co zatem wziąć pod uwagę i nad czym się zastanowić?
Bardzo ważne jest określenie, ile osób chcemy zaprosić i czy wynajęta sala konferencyjna bez problemu pomieści tylu gości oraz zapewni im poczucie komfortu. Kolejna kwestia to położenie i dojazd. Nie byłoby dobrze, by dotarcie na miejsce stanowiło dla zaproszonych problem. Istotne jest też położenie i otoczenie: czy sala konferencyjna mieści się w hałaśliwym, pełnym smogu śródmieściu, czy w cichym i urokliwym miejscu niedaleko miasta. Ma to znaczenie zwłaszcza latem, gdyż ładne otoczenie wpływa pozytywnie na samopoczucie zaproszonych gości.
Wyposażenie i obsługa sali konferencyjnej na wynajem
Jeśli już mowa o lecie – istotną sprawą jest sprawdzenie, czy sala konferencyjna ma klimatyzację, zwłaszcza jeśli zapraszamy dużą ilość osób. Jej brak może rozbić nawet najlepiej zorganizowaną imprezę (poprzez duchotę panująca na sali lub też hałas dobiegający z ulicy przez otwarte okna). Aby przekonać się osobiście, w jakim stopniu opis sali konferencyjnej na ulotce lub stronie internetowej zgadza się ze stanem faktycznym – dobrze jest samemu pojechać na miejsce i sprawdzić to osobiście. Wcześniejsza wizyta w miejscu, gdzie znajduje się wybrana przez nas sala konferencyjna ma też inną dodatkową zaletę – pozwoli nam poznać personel zatrudniony przy jej obsłudze. Warto mieć świadomość, że osoby tam zatrudnione będą nam towarzyszyć podczas konferencji (eventu) i będą miały wpływ na jej ostateczny przebieg i rezultat. A zatem dobrze jest sprawdzić, na ile jesteśmy w stanie efektywnie i bezkonfliktowo komunikować się z tymi osobami, pozyskać potrzebne informacje (i czy są one miarodajne) oraz na ile osoby te wykazują dobrą wolę, by świadczyć nam usługi na najwyższym poziomie, a na ile unikają współpracy.
Inne ważne detale
Kolejny dość istotny szczegół to sprawdzenie, czy w sali konferencyjnej jest dostęp do internetu, wi-fi i zasięg telefoniczny. Z pewnością atutem będzie, jeśli wyposażona jest ona w rzutnik i projektor multimedialny. Sprawdźmy też, czy sala konferencyjna ma dobre nagłośnienie? Czy można ją zaciemnić? Warto też odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wystrój sali jest atrakcyjny, adekwatny do rodzaju organizowanego przez nas wydarzenia i stylu bycia zaproszonych gości.
Dobre posiłki
Kolejna sprawa – dość istotna – to zwrócenie uwagi na posiłki. Jeśli chcemy zaprosić naszych gości na obiad lub poczęstunek, warto sprawdzić, czy istnieje możliwość zamówienia ich na miejscu oraz jakiej jakości jest serwowane menu. Z pewnością dobre, elegancko podane jedzenie bardzo korzystnie wpłynie na odbiór naszej marki przez uczestników spotkania.
Opinie innych. Jednym z argumentów, które mogą stanowić ukoronowanie podejmowanej przez nas decyzji o wynajęciu sali konferencyjnej, jest zasięgnięcie opinii innych. Poleganie na nich nie zawsze się sprawdza (gdyż nie wszyscy mają jednakowe oczekiwania i potrzeby), ale na pewno stanowią one ważny głos w podejmowaniu decyzji. Sprawdzenie, jakimi opiniami cieszy się sala konferencyjna, pozwoli nam uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, gdyż jest bardzo prawdopodobne, że mogą one spotkać i nas.
Warunki lokalowe
Jeśli organizowane przez nas wydarzenie ma charakter biznesowy, warto również zwrócić uwagę, czy obok wynajmowanych sal konferencyjnych są pokoje do prowadzenia rozmów i spotkań w wystarczająco komfortowej atmosferze. Dodatkowym atutem będą z pewnością pokoje gościnne (jeśli konferencję planujemy na więcej niż jeden dzień), SPA lub miejsca, gdzie nasi goście będą mogli odpocząć i zrelaksować się.
Centrum Konferencyjno-Szkoleniowe Magellan***
W tym kontekście chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na hotel Magellan*** i prestiżowe centrum konferencyjno-szkoleniowe, którym dysponuje. Oferta dotyczy zwłaszcza osób, których interesuje wynajem sali konferencyjnych blisko Łodzi lub niedaleko Warszawy. Nasze centrum powstało z myślą o profesjonalnych konferencjach, szkoleniach i eventach, i zostało perfekcyjnie w tym celu wyposażone. Możemy pomieścić w nim nawet 1000 osób, w 8 osobnych salach konferencyjnych. W ofercie centrum konferencyjno-szkoleniowego hotelu Magellan*** nie brakuje profesjonalnej obsługi technicznej, pokoi o wysokim standardzie oraz świetnej restauracji serwującej dania kuchni międzynarodowej. Z pewnością dodatkowym atutem jest atrakcyjne SPA, Klub Nocny i kompleks basenowy. Do tego malowniczy krajobraz z dala od zgiełku miasta, co jednocześnie nie wyklucza szybkiego i łatwego dojazdu z dużych miast (zwłaszcza z Łodzi i z Warszawy). Z pewnością argumentem, który powinien Państwa ostatecznie przekonać do naszej oferty, jest fakt, że mamy wielu stałych klientów, którzy po pierwszej wizycie w naszym centrum konferencyjno-szkoleniowym regularnie do nas wracają.
