Przeglądasz mnóstwo ofert konferencyjnych hoteli. Wysyłasz pytania, porównujesz oferty, szukasz najlepszego miejsca na swoją konferencję. Bardzo często z automatu przesyłasz te same pytania odnośnie organizacji konferencji do wielu ośrodków.
Otrzymujesz plik ze wszystkimi danymi. Czy to jednak dla Ciebie odpowiedź wystarczająca? Są sztywne dane, ceny, opisy, wykresy. Tak według Ciebie wygląda oferta konferencyjna skrojona według Twoich potrzeb?
W artykule zdradzimy Ci, o co dokładnie zapytać rezerwując sale konferencyjne w hotelu. Poznasz istotne szczegóły, o które nigdy wcześniej nie pytałeś.
Konkretnie pytania + Profesjonalna obsługa = Kompleksowa i udana organizacja konferencji.
Spis treści:
- Rezerwacji sali konferencyjne w hotelu
- O co zapytać obsługę hotelu?
- Liczba uczestników i termin
- Catering
- Atrakcje dodatkowe
Rezerwujesz sale konferencyjna w hotelu. O co zapytać?
Masz wrażenie, że wszystkie oferty konferencyjne dla hoteli są identyczne? Zależy Ci na indywidualnym podejściu do klienta.
Chcesz zarezerwować salę konferencyjną w hotelu, chcesz mieć „swojego” człowieka na miejscu. Takiego opiekuna, z którym ustalisz wszelkie szczegóły i wspólnie jako dream team stworzycie wydarzenie na miarę potrzeb klienta. To możliwe, musisz jedynie wiedzieć jakie pytania powinny się znaleźć w Twoim zapytaniu ofertowym. Spersonalizowana oferta, indywidualne zamówienia, specjalne realizacje. To nie zachcianki gwiazd i celebrytów. Personalizacja dotarła do branży hotelowej. Dzisiejsze wydarzenia biznesowe to realizowane z wielkim rozmachem eventy.
To wydarzenia, które zachwycają dopracowanymi detalami, perfekcyjną organizacją. O takich konferencjach się nie zapomina.
Kontakt. Komunikacja. To słowa kluczowe przy rezerwacji sali konferencyjnej w hotelu. Im wyższy standard hotelu tym… na więcej możesz liczyć.
Hotele z gwiazdkami czy luksusowe resorty dysponują działem personalnym dedykowanym biznesowi. To w tym zespole znajduje się Twój człowiek od konferencji. Kontakt z taką osobą jest obowiązkowy i niezwykle cenny. Dedykowana Twojej konferencji osoba, będzie nie tylko rzetelnie odpowiadać na Twoje pytanie, ale również zadba o realizację wydarzenia.
Twój opiekun to znawca branży biznesowej, marketingowiec i człowiek od zadań specjalnych. Taka osoba nie tylko będzie nadzorować przebieg konferencji, ale również podpowie jakie udogodnienia wybrać, zdradzi, jakie są aktualne trendy w branży. Wspólnie z Tobą stworzy spersonalizowane wydarzenie.
Ważne pytania i ważne odpowiedzi
O co zapytać hotel w sprawie rezerwacji sali na konferencje? Oto jest pytanie. Spokojnie, z tego artykułu dowiesz się jakie pytania zadać, żeby wiedzieć naprawdę wszystko na temat organizacji konferencji.
Oferta konferencyjna hoteli stale się zmienia (to akurat dobrze, że ośrodki wprowadzają nowości) nie musisz wiedzieć o wszystkim. Zapytać zawsze warto i o tych najważniejszych pytaniach, przeczytasz za chwilę.
Zapytaj o liczbę uczestników i termin wydarzenia
Zaczynamy od najważniejszej kwestii. To oczywiście liczba gości oraz termin. Nie musisz znać ostatecznej liczby uczestników konferencji na miesiąc przed wydarzeniem.
Jednak musisz wiedzieć (chociaż orientacyjnie) ilu możesz spodziewać się uczestników. Liczba uczestników w dużym stopniu generuje koszt wynajęcia sali konferencyjnej w hotelu. Może się okazać, że nie potrzebujesz sali na tysiąc osób, tylko wystarczy sala szkoleniowa na 150 osób. To znacząca różnica, prawda? Dodatkowo liczba uczestników to konkretna informacja dla hotelu, ile ma przygotować krzeseł, ilu kelnerów powinno obsługiwać event itp.
Jeżeli Twoje wydarzenie jest planowane na kilka dni, dopytaj o nocleg dla gości. To naprawdę istotna kwestia.
I wreszcie drugi najważniejszy element – data wydarzenia. Jeżeli masz wybrany termin, sprawa wygląda nieco prościej.
W zapytaniach wysyłanych do hoteli pytasz o konkretny termin i wybierasz ofertę z tą dostępną datą. Wtedy powstaje problem, ponieważ nie zawsze najatrakcyjniejsza oferta będzie dostępna w Twoim terminie. Na szczęście hotele nie posiadają jedynie jednej sali konferencyjnej, z reguły jest ich kilka. Istnieje więc szansa, że zorganizujesz konferencje w wybranym wcześniej terminie i to w hotelu, który zaproponował najkorzystniejsze warunki. Termin i liczba uczestników to niezbędne elementy do wyceny.
Jedzenie na konferencji
Obiad, przekąski, kawa, herbata, napoje, wino. To wszystko musi się znaleźć w menu konferencyjnym.
W swoim zapytaniu konferencyjnym musisz określić jakich dań i asortymentu oczekujesz od hotelu. Co ma się znaleźć na stole z bufetem szwedzkim, jakie rodzaje herbat i ciasteczek kelnerzy mają podawać podczas przerwy kawowej? Jeżeli wśród uczestników konferencji są wegetarianie, poproś o propozycje menu dla wegetarian. Zapytaj, co dokładnie wchodzi w skład oferty konferencyjnej hotelu. Czy za catering trzeba będzie zapłacić osobno? Czy otrzymasz jedną wycenę za wszystkie elementy?
Jeżeli chcesz by posiłkami, zajęła się Twoja sprawdzona firma cateringowa, zapytał obsługę hotelu czy to w ogóle możliwe. Jeżeli tak, pamiętaj o zapewnieniu w hotelu pomieszczeń dla firmy, dostępu do łazienek itp.
Zapytaj, o wyposażenie sali konferencyjnej
W zapytaniu o wycenę konferencji, powinna znaleźć się kwestia aranżacja przestrzeni. Jeżeli zależy Ci, aby na sali znalazły się dekoracje oraz materiałowe reklamowe firmy, ustal z obsługą, gdzie mają się znaleźć te rzeczy. Pozostaje jeszcze kwestia ustawienia krzeseł na sali.
Do dyspozycji jest kilka możliwości, wszystko od zależy od charakteru wydarzenia.
Dla przypomnienia najbardziej popularnymi ustawieniami są: kino, bankiet, wspólny stół lub podkowa. W tym miejscu zapytaj również o oświetlenie: sztuczne lub naturalne. Zapytaj jakim sprzętem dysponuje hotel. Wreszcie kwestie dostępnego sprzętu elektronicznego.
Napisz, ile potrzebujesz projektorów, laptopów, rzutników czy flipchartów. Koniecznie zaznacz, że potrzebny będzie dostęp do Internetu, najlepiej dostęp do sieci wifi. Jeżeli na stronie www hotelu, brakuje zdjęć sal, poproś o przesłanie takich fotek wraz z opisem technicznym. Pytaj nie tylko o zdjęcia sali szkoleniowej, ale również o zdjęcia pokoi, restauracji czy sąsiedztwa hotelu. W końcu chcesz dokładnie poznać miejsce, które zadba o Twoich gości.
Atrakcje dodatkowo płatne
Uczestnicy Twojej konferencji mają czuć się w hotelu komfortowo. Z pewnością chcesz uniknąć sytuacji, w której Twoi goście wykłócają się z obsługą hotelu o płatność za zabiegi w SPA.
Dlatego poproś dział marketingu hotelu o przygotowanie specjalnej oferty np. Instytutu SPA dla Twoich gości. Atrakcyjna cena z pewnością skusi niejedną osobą do wizyty w SPA. W zapytaniu do hotelu poproś o informacje, z których atrakcji hotelowych, goście mogą korzystać za darmo, a za które muszą dodatkowo zapłacić.
W luksusowych hotelach standardem jest, że goście hotelu mogą korzystać za darmo z basenu, sauny czy jacuzzi. Jeżeli Twoi goście mogą korzystać z takich obiektów za darmo, poinformuj ich o tym, krótką informacją w programie konferencji. W programie zamieść również informacje o lokalnych atrakcjach. Jeżeli hotel mieści się w ciekawym miejscu: nad morzem, nad jeziorem, w pięknym lesie, warto to wykorzystać podczas spacerów. Takie dodatkowe elementy podniosą standard Twojego wydarzenia.
Nie będzie to już tylko biznesowe spotkanie, ale przerodzi się w atrakcyjny wyjazd służbowy.
Oznakowanie wydarzenia
Ulotki, banery, balony to materiały reklamowe, które chcesz umieścić w hotelu. Do tego specjalne tabliczki informujące gości, gdzie znajduje się sala konferencyjna, toalety czy restauracja.
Upewnij się w rozmowie z obsługą hotelu, że możesz umieścić te wszystkie materiały w istotnych punktach w hotelu. Mam tu na myśli recepcję. Szczególnie jeśli chodzi o takie miejsca jak recepcja, upewnij się, że ulotki Twojej firmy nie będą zakłócać pracy obsługi hotelowej. Jeżeli szukasz miejsca na swoje biznesowe wydarzenia, wyślij do Hotelu Magellan prośbę o wycenę organizacji konferencji. Dział marketingu przygotuje dla Ciebie spersonalizowaną ofertę konferencyjną.
