Gdy podejmujmy się organizacji konferencji, wskazane jest, byśmy mieli świadomość, jaka odpowiedzialność na nas spoczywa. Stąd ważne jest dopięcie naszego przedsięwzięcia na „ostatni guzik”. Nie chodzi jedynie o wybór odpowiedniego miejsca, ale również o księgowanie kosztów konferencji i zakwalifikowanie ich do odpowiedniej kategorii.
Rozliczanie kosztów konferencji
Konferencja – niezależnie od tego, czy jest to konferencja reklamowa czy reprezentacyjna – zawsze stanowi wizytówkę naszej firmy i marki. Z pewnością jest też miejscem spotkań branżowych i nawiązywania cennych kontaktów, dlatego należy przygotować ją w sposób przemyślany, który pozwoli zaprezentować naszą markę w jak najkorzystniejszym świetle. A to wiąże się z kosztami, i to wcale niemałymi. Jednak – istnieje możliwość odpisania kosztów konferencji od podatku dochodowego.
Koszty konferencji dotyczą też pracodawców
Warto przy tym zauważyć, że koszty konferencji dotyczą nie tylko ich organizatorów, ale również i pracodawców, którzy fundują swym pracownikom wyjazd na konferencję. Jak zatem księgować koszty konferencji? Odpowiadając na to pytanie, należy przede wszystkim określić, jaką funkcję dla naszej marki spełnia dana konferencja – czy jest to funkcja reprezentacyjna czy reklamowa.
Koszty konferencji można podciągnąć pod reklamę
Zazwyczaj nadrzędnym celem konferencji jest zaprezentowanie marki, produktów czy też usług dla pozyskania nowych klientów. A zatem tego typu wydarzenia mają charakter reklamowy. Stąd – koszty konferencji można podciągnąć pod reklamę czyli koszty uzyskania przychodu. Należy jednak zaznaczyć, że tak się dzieje tylko w przypadku, gdy konferencja ma charakter reklamowy. Jeśli jej celem jest reprezentacja firmy – poniesione koszty nie mają już takiego charakteru.
Koszt podatkowy konferencji
Koszt podatkowy stanowią koszty związane z wynajęciem sali, powierzchni czy stoiska (o ile są związane z działalnością gospodarczą i służą zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów). Podobnie od podatku możemy odpisać koszt ulotek czy innych gadżetów z logiem firmy, które wręczamy gościom. Możemy te wydatki potraktować jako koszt uzyskania przychodu. Z kolei koszty posiłków, alkoholu czy prezentów bez loga firmy, które wręczamy gościom, stanowią koszty reprezentacyjne.
